TETRIS CONTAINER HOSTEL

Como Karin, Ricardo e Ralf partiram de uma ideia inovadora e conquistaram a uma operação eficiente e elogiada no mundo inteiro.

 

PORQUE TETRIS?

O Tetris Container Hostel foi inaugurado em novembro de 2014, na cidade de Foz do Iguaçu. Desde a sua concepção, o espírito de conexão esteve presente. “Quando pensamos em um nome, Tetris foi a única palavra que transcrevia este espírito”, comenta Karin Nisiide, uma das proprietárias do hostel. “Ele faz alusão aos containers, cores e formas que se encaixam e que permitem que novas estruturas sejam formadas.” E vai muito além, a conexão com as diferentes pessoas de diferentes cores, idades, nacionalidades que se encaixam e que permitem que novas amizades, ideias e projetos sejam realizados.

O hostel foi criado por uma equipe multifuncional: Karin Nisiide, arquiteta e urbanista, Ricardo Nisiide, turismólogo e gastrônomo, e Ralf Smaha, que na época representava Foz no Convention Bureau. Após viajarem e estudarem fora do Brasil, viram-se entediados com seus empregos anteriores, sentindo falta da interação cultural, e viram em Foz do Iguaçu uma oportunidade para o mercado de hostels.

Karin relembra as primeiras ideias de abrir o hostel, durante uma conversa informal em uma mesa de bar. “Em meu mestrado na Espanha, falava-se muito sobre a utilização de containers marítimos na arquitetura, prática que ganhava força na Europa, mas que ainda era pouquíssimo utilizada no Brasil, então surgiu a ideia de fazermos um hostel em containers, com uma arquitetura lúdica, diferenciada e intrigante, trazendo uma nova experiência ao usuário.”

Uma das vantagens competitivas desde o início é que a construção é atrativa, chama a atenção tanto de quem ainda está fazendo a pesquisa de onde ficar quanto do transeunte. Quase diariamente recebem pessoas que passam para conhecer a estrutura, então também foram captando um público que não conhecia hostels, mas que se interessava pelo diferencial da estrutura, atraindo todos os tipos de públicos, desde jovens, backpackers, até famílias e pessoas mais maduras.

A maioria dos hóspedes ainda são estrangeiros, backpackers, mas o cenário tem mudado positivamente e cada vez mais o público brasileiro conhece e procura hospedagem em hostels, pelo ambiente despojado, interação e conexão entre as pessoas.

 

CRIAR ALGO NOVO NÃO FOI FÁCIL

Desde o início do processo, as pessoas duvidavam de que seria possível. “Falavam que seria quente, apertado, e que não seria apropriado para viver. Mas isso nunca nos desanimou, seguimos em frente com a ideia.”

A obra teve muitos desafios, principalmente porque ainda existia pouca bibliografia no assunto. Na época foi a maior construção em Container construída no América Latina, segundo a Delta na época, e primeiro hostel em containers de que tinham conhecimento, feito em uma cidade onde não existia mão de obra de qualidade.

O início foi bastante turbulento. “Gastamos mais do esperado na estrutura do hostel, então no início fazíamos toda a operação sozinhos, desde limpeza, café da manhã, recepção, bar e administração. Fazíamos turnos nas funções durante o dia, e rodízio nas madrugadas, e na maioria das vezes, acabávamos dormindo na recepção ou sofá mesmo. Então, quando conseguimos contratar funcionários, eles começaram apagando incêndios e resolvendo emergências,” conta Karin.

Distribuíram funções para suprir necessidades, mas sem organização de processos e sem padronização dos serviços, mudanças eram constantes com acertos e erros a todo momento. “Nosso financeiro também estava bastante bagunçado, com bastante contas pendentes da obra misturadas com a operação. Até conseguirmos nos organizar foi bastante difícil, pois ainda absorvíamos funções diversas do operacional e sobrava pouco tempo para uma administração planejada.”

“Com o tempo, e com a empresa consolidada e uma marca forte, percebemos que tínhamos um faturamento bom, mas um resultado de rentabilidade baixo. Mas era difícil saber onde estávamos errando. Com a ajuda de uma consultoria de processos gerenciais, começamos a ver a importância de se fazer um gerenciamento planejado, com controle de estoque, planejamento dos gastos, e ter uma gestão financeira mais segura e organizada.“
KARIN NISIIDE

 

À PROCURA DO SISTEMA PERFEITO

Em 2015, o Tetris recebeu o prêmio Melhor Hostel do Brasil, pela Editora Abril e revista Viagem e Turismo. Foram até São Paulo receber o prêmio e conheceram os proprietários do HQ. Ficaram intrigados por ser um sistema criado por donos de hostel, adaptado às suas necessidades.

Desde que o hostel abriu, já tinham utilizado outros 2 sistemas de gestão. Iniciaram com um sistema voltado à gestão de hotéis. O sistema era travado e muitas vezes, atrapalhava. Depois, tentaram um sistema online, que era mais voltado à gestão de hostels, com mais ferramentas. Mas ainda não atendia à demanda.

Perceberam que também tinham outro problema. “Com o tempo, e com a empresa consolidada e uma marca forte, percebemos que tínhamos um faturamento bom, mas um resultado de rentabilidade baixo. Mas era difícil saber onde estávamos errando,” conta Karin. Com a ajuda de uma consultoria de processos gerenciais, começaram a ver a importância de se fazer um gerenciamento planejado, com controle de estoque, planejamento dos gastos, e ter uma gestão financeira mais segura e organizada.

“O HQ foi essencial nessa etapa, pois pudemos utilizar ferramentas como o controle de estoque, análise dos relatórios, que estavam ali, mas nunca eram utilizados, e tendo um processo gerencial mais maduro, incidindo em um aumento significativo da nossa lucratividade,” lembra ela.

“Conversando com outros usuários do HQ, sentimos que muitos donos de hostel não fazem nem ideia de todas as ferramentas que o HQ dispõe hoje.“
KARIN NISIIDE

 

 

COMO O HQBEDS AJUDOU O TETRIS CONTAINER HOSTEL

Ricardo relembra que antes de utilizar o hqbeds, a parte gerencial era feita com diversas planilhas e de forma demorada e ineficiente. Em alguns casos nem sequer era feita.

Hoje, a parte de reservas também é praticamente toda automatizada. Com a possibilidade de integração em um channel manager, não há necessidade de inserir as reservas manualmente no sistema (exceto quando por telefone, e-mail ou walk in). Todo o processo é integrado com OTAs e com o site. As disponibilidades são atualizadas constantemente, o que diminui o risco de overbooking e de perda de reservas.

“Desde que migramos para o HQ, sempre tivemos uma abertura com os gestores, para inserir ferramentas que facilitariam nosso dia a dia. Hoje, posso dizer com alegria que o HQ possui praticamente tudo que precisamos para nosso controle e gestão. Não precisamos ficar mais tendo que alimentar planilhas em lugares diferentes, diversos controles, tudo pode ser feito dentro do nosso sistema. E conversando com outros owners usuários do HQ, sentimos que muitos deles não fazem nem ideia de todas as ferramentas que o HQ dispõe hoje,” explica Karin.

Os gestores concluem que todas essas funções contribuíram imensamente com a operação e o crescimento do hostel. “O HQBeds é uma excelente ferramenta não somente para o controle das reservas, mas que também nos possibilitou uma grande melhoria dos processos administrativos.” Finaliza Ricardo.

• Relatórios dinâmicos de ocupação e faturamento, tanto atual quanto prospecção futura.
• Análise do perfil do hóspede, com ticket médio, origem de reserva e perfil de consumo.
• Controle de estoque dos produtos vendidos, com possibilidade de divisão do estoque em setores diferentes; dentre outros.
• Relatório categorizando os gastos e apurando os resultados financeiros em tempo real.

O MOCHILÃO DA HQ CONTINUA!

Vamos trazer histórias reais de donos e donas de hostel do Brasil inteiro para descobrir o que aprenderam, como evoluíram e a paixão de cada um pela vida de hosteleiro. Por falar nisso, você já leu sobre o Yolo Hostel Búzios?

Até a próxima!