Software para pousada gratuito: vale a pena?

O dia a dia de um gestor de pousada é multifuncional: deve estar pendente do setor de reservas, acompanhar os processos, a gestão de estoque e compras, departamento financeiro, gestão de pessoas, governança, entre outras tantas tarefas, que muitas vezes estão acumuladas em uma mesma pessoa.

Haja tempo para conseguir acompanhar o andamento de todas essas áreas, não é mesmo? Imagine, então, ter que fazer tudo isso manualmente!

É aí que a tecnologia faz toda a diferença para facilitar a vida dos profissionais de hotelaria.

A agilidade no desenvolvimento e no gerenciamento dos processos é apenas um dos motivos que tornam softwares de gestão, ou PMS (Property Management Systems), tão importantes para o bom desempenho de hotéis, hostels e pousadas. 

Além disso, os PMS dão mais segurança e eficiência à operação. Afinal, por meio dos dados gerados nesses softwares, o gestor tem informações mais consistentes, dando mais segurança à tomada de decisão. Tais ferramentas também permitem que o gestor acompanhe mais rapidamente os processos, o que permite que identifique possibilidades de melhoria e de correções de erro em tempo e uma administração mais assertiva.

Mas afinal, um PMS gratuito vale a pena?

Você está começando, ou está economizando em tempos de crise? Existem alguns PMS que são gratuitos.

Normalmente, os PMS possuem uma versão gratuita para teste, ou uma versão gratuita temporária. As versões de teste muitas vezes são de uma conta fictícia, não podendo agregar as informações de sua propriedade. Mas existem alguns softwares que disponibilizam a utilização do sistema total em modo trial, por um período curto de tempo, como 15, 21 dias ou 1 mês.

Existem outros sistemas que possuem uma versão muito básica, com recursos muito limitados, que pode ser utilizada de maneira gratuita e sem prazo. Mas utilizar esses sistemas vale mesmo a pena? 

Ter um sistema que não trará todas as funcionalidades que uma gestão eficiente necessita muitas vezes pode atrasar sua vida, ao invés de ajudar.

Na hora de calcular o quanto um sistema vai custar para o seu negócio, você deve enxergar além do preço. É preciso levar em consideração quantas funcionalidades a ferramenta possui e qual será o retorno que ela trará para o seu hotel, hostel ou pousada em termos de aumento da produtividade e da agilidade dos processos, e, com isso, crescimento nas reservas e na receita.

Não adianta utilizar uma ferramenta engessada, investir em tempo para treinar a equipe (e tempo é dinheiro), para perceber logo que a ferramenta não satisfaz as reais necessidades do seu negócio, e cair em armadilhas. É nessa hora que as empresas de softwares gratuitos ganham: oferecem um upgrade com tarifas altas, e o consumidor, por já ter investido tempo para agregar as informações na versão gratuita, acaba caindo na cilada e comprando um sistema que não seria o ideal para sua tipologia de negócio.

Mas então, como escolher o melhor sistema de gestão para o meu negócio?

Para fazer a melhor escolha, leve os seguintes fatores em consideração:

• Automação da comunicação

O sistema oferece ferramentas para facilitar a comunicação com os clientes?

A comunicação com seus clientes – seja antes ou depois da hospedagem – é fundamental para que seu negócio fortaleça o relacionamento com os hóspedes e, assim, fidelize seu público.

• Gestão das informações dos clientes

O sistema oferece funcionalidades para você gerenciar e utilizar de maneira prática os dados dos clientes?

A principal vantagem de o seu hostel, hotel ou pousada ter um sistema para gestão de reservas é que você poderá reunir e fazer a gestão das informações dos seus hóspedes – atuais e antigos.

• Facilidade para check-in e check-out

O sistema oferece funções focadas em agilizar processos de check-in e check-out?

É se suma importância para que um sistema seja realmente útil para o seu estabelecimento que ele ofereça ferramentas que deem mais agilidade aos processos de check-in e check-out e que permita que você gerencie essas etapas de maneira estratégica.

• Relatórios de desempenho

Há possibilidade de gerar relatórios para avaliar o desempenho de diferentes áreas?

A geração de relatórios de forma automatizada é uma das principais tarefas que o seu sistema de gestão de reservas precisa ter. Afinal, essa função dará mais agilidade ao seu trabalho e também fornecerá informações importantes para que você possa melhorar cada vez mais os resultados do seu negócio.

• Mobilidade

É possível acessar o sistema de maneira remota?

Esse é um extra que faz toda a diferença no dia a dia. O fato de você e seus funcionários poderem acessar o sistema de forma remota contribui de maneira significativa para que seja possível corrigir e alterar dados sempre que preciso e também para que você consiga gerenciar de perto o seu negócio, mesmo não estando no estabelecimento.

• Integração com outros sistemas e canais de reservas

O sistema pode ser integrado a outras ferramentas que você utiliza?

O intuito de ter um sistema de gestão de reservas é dar mais agilidade às tarefas do dia a dia. Então, se mesmo com a ferramenta, ainda for preciso incluir todas as informações de forma manual, o objetivo de agilizar o processo não será alcançado, concorda? Por isso, quanto maior for a integração da plataforma com os outros sistemas que seu estabelecimento utiliza, mais adequada ao seu negócio ela será.

• Segurança

O sistema é seguro?

A segurança do sistema é um item indispensável, pois além de armazenar informações sobre seus clientes, essa plataforma também terá dados estratégicos sobre o seu negócio.   

Viu como existem diversos fatores, além do custo, a se considerar na hora de escolher um bom e eficaz PMS para o seu hotel, hostel ou pousada? Além de todos os benefícios citados acima, é fundamental ter a consciência de que não basta apenas escolher um sistema, ele precisa ser o mais correto para a sua tipologia de negócio, precisa ter um bom suporte e ter boas recomendações de uso de outros clientes. Dessa forma, você não perde tempo com sistemas que prometem e não cumprem!