- Marcus
- 6 de outubro de 2020
Em um hostel há detalhes que são primordiais para que o estabelecimento continue organizado. Um deles se refere ao que é consumido internamente, tanto por hóspedes quanto pela própria equipe, como produtos de higiene, limpeza, alimentos e bebidas. E o que garante a plena reposição desses itens é a gestão de compras no hostel. Contudo, como ela funciona?
O ideal é que uma equipe seja responsável por essa parte, tenha acesso aos estoques e saiba como ninguém o que o hostel geralmente consome, seja em períodos de grande fluxo, seja na baixa temporada. Isso facilitará bastante na rapidez com que é feito o controle dos produtos e até mesmo no momento de saber exatamente o que mais sai e é usado pelo hostel e pelos clientes.
Por isso, a gestão de compras no hostel deve ser feita com rigor e considerar os mínimos detalhes. E, para ajudar você a realizar essa tarefa, separamos algumas dicas abaixo. Confira!
Como a falta de controle de compras pode prejudicar o meu negócio?
Imagine a seguinte situação: os hóspedes do seu hostel têm à disposição alguns itens, como bebidas, refrigerantes, cervejas e água, além de snacks em embalagens fechadas, do tipo salgadinho, biscoitos e chocolates. Se todos os dias há um determinado consumo desses artigos e não há um controle sobre isso, como será feita a reposição?
Lembre-se de que isso faz parte do atendimento ao cliente e que se houver alguma falha nesse sentido, provavelmente você perderá pontos com esse hóspede. Então, a falta de controle pode impactar negativamente o negócio, sem contar na confusão de estoque que isso pode gerar – falta de comunicação, quantidade errada de produtos e falta de itens básicos.
A satisfação do consumidor deve ser prioridade, e a gestão de compras precisa realmente ser levada a sério e checada diariamente, para evitar transtornos.
Além disso, um dos problemas mais sérios, tem a ver com a insegurança. Se você não tem controle do que tem no estoque, também está correndo risco de perda ou retirada indevida dos itens. Isso quer dizer ter os produtos consumidos por terceiros, o que não será relatado no histórico de vendas do hostel. O resultado é uma perda significativa de lucro.
Como fazer a gestão de compras em seu hostel?
Agora que você já entendeu a importância de ter uma gestão de compras em seu hostel, chegou o momento de saber como fazer essa tarefa da melhor maneira possível. Algumas dicas podem fazer toda a diferença.
Desenvolva uma política de compras
Essa é uma iniciativa indispensável para a organização das finanças do seu hostel. Vale lembrar que, como cada projeto possui especificidades, é impossível adotar um modelo que seja eficiente para todos.
Apesar disso, definir uma estrutura com regras rígidas ajudará você a lidar com uma enorme variedade de situações. Em contrapartida, a ausência dessa prática ocasiona desorganização, aumento de custos e das possibilidades de prejuízos.
Assim, é importante ressaltar que uma boa política de compras permitirá que sua gestão:
- defina um controle de qualidade;
- identifique os responsáveis por cada etapa no processo;
- garanta concordância com iniciativas de governança corporativa;
- estabeleça as práticas mais eficientes para compras;
- assegure o cumprimento dos objetivos comerciais.
Gerencie o contato com seus fornecedores
Desenvolva relações fortes com seus fornecedores. Isso passa por contar com eles em trabalhos regulares e não apenas em caso de problemas ou necessidades.
Para tanto, é importante que você conheça bem o fornecedor, sua história, seus valores e seus objetivos, certificando-se de que haja alinhamento com os valores do seu próprio negócio.
Ainda nesse contexto, é importante ressaltar que a partir de um relacionamento forte, esses provedores serão mais empenhados no intuito de oferecer serviços com bom custo-benefício e alta qualidade.
Por fim, lembre-se que somente você e sua equipe sabem das demandas do seu hostel. Dessa forma, mesmo que a gestão tenha criado uma relação de confiança com os provedores, esteja sempre atento ao equilíbrio do seu estoque e não caia em tentações de compras que envolvam a aquisição de mercadorias desnecessárias.
Esteja sempre acompanhando a demanda
A cada item pedido, seja pelo bar, seja pelos clientes, é necessário que você acompanhe a quantidade e frequência dessas demandas. Só assim será possível ter uma ideia e até mesmo o número exato de tudo o que é consumido no hostel.
Elimine o que não está sendo consumido
Pra que gastar todos os meses com produtos que não são consumidos? Além de você depositar uma quantia que não é necessária, esses itens podem estragar e a perda pode ser maior. Por isso, ao manter uma gestão de compras, é bom separar as informações do que praticamente não (ou nunca) sai.
Use um software com gestão de compras
Que tal usar a tecnologia a favor do seu negócio? Hoje existem opções muito interessantes que ajudam bastante em diversas áreas do hostel, como no estoque. Apostar em um bom software de gestão é contar com um aliado importantíssimo no controle dos itens que o empreendimento mais precisa, bem como dos que podem ser oferecidos como cortesia.
O bacana desse tipo de tecnologia é que ela é capaz de fazer levantamentos de uso, de frequência e de quem está controlando a seção, e você ainda pode checar de um jeito bem fácil como tem sido o consumo dos produtos. Essa informação pode ajudá-lo a saber exatamente quanto está sendo cobrado por cada serviço.
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