- Marcus
- 28 de setembro de 2020
Frequentemente, é possível encontrar gestores de hostel com dúvidas, questionando se realmente vale à pena substituir a planilha de reservas por um software de hostel. Entre as perguntas diárias, as mais frequentes são: “Chegou a hora de abandonar as planilhas, livros e blocos de notas?”, “Quais seriam os benefícios da tecnologia para justificar um investimento?”
Essas dúvidas são responsáveis por boa parte das dificuldades de gestão em pontos-chave, como controle de reservas, limpeza, manutenção e finanças. Atualmente, sem tecnologia, o hostel será um gerido por um homem das cavernas em um mundo ágil e conectado.
Por isso, neste post, separamos as principais diferenças entre o controle manual em uma planilha de reservas e o realizado por software. Assim, você entenderá como essa solução pode promover mudanças importantes e melhorar o desempenho do negócio!
1 – Integração total entre diferentes setores do hostel
Em um controle por documentos de texto ou planilhas, em papel ou digitalizado, os arquivos são como ilhas, absolutamente isoladas. Assim, para responder a qualquer questão ou decidir sobre qualquer coisa, precisamos realizar uma série de ações para reunir informações, como pesquisar, revirar pilhas, abrir pastas etc.
O pior é que, após todo esse esforço, ainda será preciso comunicar as mudanças aos setores responsáveis pelas próximas etapas dos processo. Se o cliente fez o check out, a limpeza deve ser avisada; se pagou, o financeiro; se consumiu algo, o estoque e assim por diante. Você certamente conhece esse trabalho, não é mesmo?
Por isso, o software para hostel é, antes de tudo, uma ferramenta para integrar e cruzar informações. Os programas são divididos em categorias, que correspondem aos setores e processos da empresa. Esses módulos se comunicam e compartilham dados, automaticamente.
No dia a dia, a informação inserida em um deles imediatamente fica disponível para todos os interessados. Quando o cliente compra em um site parceiro, por exemplo, haverá mudanças nas informações exibidas sobre ocupação, vendas, financeiro e afins, sem medidas adicionais.
Logo, basta o colaborador abrir o painel correspondente à sua atividade para encontrar os recursos necessários para suas tarefas.
2 – Organização de relatórios otimizados
Com a utilização de um software de hostel, podemos ficar despreocupados com a elaboração de relatórios. Nada de ficar horas revirando arquivos! Um bom programa exibe as informações sobre o desempenho do hostel à medida que os eventos acontecem.
Independentemente de ser uma reserva, venda, check in ou check out, cada mudança estará registrada, interpretada e destinada ao relatório pertinente. Assim, podemos acessá-la com uma simples seleção da categoria e do período que desejamos visualizar.
3 – Agilidade na coleta de dados e informações
A quantidade de ações para dar andamento aos processos sofre uma sensível redução. É muito mais prático inserir algumas poucas informações em um software do que pensar, escrever, formatar, organizar, pesquisar e fazer tudo mais que é demandado por uma planilha, livro ou bloco de notas.
Sem contar que, em um modelo manual, essas ações se repetem pela falta de comunicação. Você muito provavelmente já passou pela situação de pesquisar a mesma coisa, diversas vezes, por não conseguir encontrar os registros, não é mesmo?
4 – Otimização de tempo e demanda de trabalho
A tecnologia também é um forma de dizer não à burocracia, aos processos intermináveis e às etapas sem sentido. O software para hostel agiliza toda a demanda de trabalho como emitir nota fiscal, registrar eventos contábeis, cadastrar reservas, acompanhar a ocupação dos quartos etc.
5 – Eficiência ao tomar decisões e criar estratégias
Ao pesquisar em anotações manuais ou em uma planilha, dificilmente obteremos a compreensão do todo, logo, estaremos mais expostos a erros. É o que acontece sempre que reservamos um quarto indisponível ou entregamos a chave de um local que ainda não passou pela limpeza, por exemplo.
Por isso, a tecnologia organiza todas as informações necessárias para tomar uma decisão em gráficos, painéis, quadros, listas e outros elementos visuais. Consequentemente, não teremos dificuldades para resolver problemas, cumprir tarefas ou planejar os rumos do negócio, tudo estará ao alcance dos nossos olhos!
Sendo assim, um software para hostel nos oferece um novo patamar de eficiência na gestão, melhorando processos, relatórios e decisões. Então, desista das soluções da década passada e adote um recurso mais adequado aos dias de hoje. Isso fará toda a diferença nos próximos meses para a retomada das atividades no turismo.
E aí, gostou das dicas? Aproveite e experimente o trial da hqbeds. Com ele você terá disponível diversas ferramentas que auxiliarão o dia a dia em seu estabelecimento.
