O que é e como escolher sistema de gestão de hostel

Atualmente, vivemos o desafio de encontrar um sistema para hostel que atenda as expectativas dos nossos hóspedes em termos de agilidade e eficiência. Não por acaso, encontrar um software de gestão hosteleira que agregue valor aos processos se tornou uma verdadeira missão para os gestores, independentemente do tamanho da empresa. Mas você sabe como escolher um sistema de gestão de hostel?

Acontece que nem sempre os gerentes conhecem profundamente a tecnologia. A maioria deles tem dúvidas sobre o papel e os benefícios das soluções digitais, bem como sobre quais critérios devem ser adotados para diferenciar os bons e os maus serviços.

Se você também está passando por essas dificuldades, o conteúdo a seguir foi feito para você. Ao longo do texto, abordamos os principais tópicos sobre os softwares de gestão de hostel e listamos algumas dicas valiosas para a escolha do programa ideal. Confira!

Mas afinal, o que é e como escolher sistema de gestão de hostel?

No dia a dia, baseamos nossas decisões nas informações que encontramos sobre a empresa, especialmente nas relacionadas ao fluxo de trabalho e às diferentes etapas dos processos, não é mesmo? Uma simples reserva, por exemplo, exige o conhecimento a respeito do tipo de quarto desejado pelo cliente e de sua disponibilidade. Imagine que o cliente fez a solicitação de uma acomodação e descobre, de última hora, que aquele quarto foi reservado para outra pessoa! Essa situação é muito desagradável para todas as partes, mas, felizmente, ela pode ser facilmente evitada.

O software de gestão de hostel é uma solução de informática que acompanha todos os acontecimentos da empresa, interpreta esses dados e exibe-os de maneira clara para os profissionais. Na situação que apresentamos acima, poderíamos olhar para a tela do computador para ver a disponibilidade da ocupação e, posteriormente, realizar a reserva em poucos cliques.

Vale ressaltar que a integração das informações é um diferencial em relação às anotações em papel ou em planilha de computador. Isto é, ao realizarmos uma ação, o evento modificará a base de dados e se tornará visível para todos os setores envolvidos. Por exemplo, o check out automaticamente modifica as informações exibidas sobre financeiro, governança, recepção, vendas etc.

Principais funções de um bom sistema de hostel

Os denominados Property Management Systems (PMS) nos permitem gerir os diversos departamentos de um hostel. Os programas são divididos em módulos, segmentando as informações, como ocupação, gerência, reservas, vendas e afins. Algumas das funcionalidades são:

• Controle de reservas, de no show (pessoas que não compareceram), de check in e de check out etc.;
• Delegação e acompanhamento de tarefas, como limpeza e manutenção;
• Organização das atividades de finanças e contabilidade, como cobranças, controle de caixa e emissão de notas fiscais;
• Planejamento e execução de vendas, com fixação de orçamentos, tarifas e afins;
• Comunicação com recursos externos, especialmente com os sites em que as vagas são disponibilizadas.
• Servidor e suporte disponível para auxílio em suas operações;
• Facilidade de acesso para o gestor acompanhar os processos de onde estiver;
• Atualizações e melhorias frequentes
• Integração dos colaboradores aos departamentos de propriedade.

Resumidamente, um bom sistema de gestão de hostel deve oferecer as condições necessárias para planejar, executar e monitorar todas as etapas dos processos do seu estabelecimento. Da solicitação de reserva por um site até a limpeza dos quartos, todos os passos são organizados e prontamente exibidos para os responsáveis.

Como escolher sistema de gestão de hostel?

Após identificarmos a necessidade, devemos buscar uma solução capaz de enfrentar o problema e conferir maior eficiência e agilidade à gestão. Considere os itens a seguir para te ajuda como escolher sistema de gestão de hostel:

• suporte técnico do fornecedor, uma vez que os profissionais do hostel não são especialistas em tecnologia da informação;
• capacidade de integração de todos os sistemas necessários para o funcionamento do empreendimento;
• forma de exibição das informações para os gestores e colaboradores;
• presença de módulos de back office, como financeiro, governança, gestão de estoque etc.;
• geração de relatórios para auxiliar os planos estratégicos do negócio, como total de vendas, ticket-médio, taxa de ocupação em certo período etc.

Com essas características, escolher sistema de gestão de hostel poderá se tornar uma tarefa mais fácil e eficiente. Aproveite e baixe o ebook “Como transformei o hostel lifestyle em um negócio rentável“. =)