Forecast na hotelaria: descubra como ter previsão de vendas de reservas em sua pousada

Imagine que você recebeu a missão de dirigir um carro que está com o marcador de combustível quebrado, e portanto você não tem como saber até onde consegue chegar.

Além disso, a estrada que você vai seguir não tem sinalização nenhuma, e você está sem GPS.

Para completar o quadro, você vai iniciar esta viagem às quatro e meia da tarde, aquela hora que o sol bate no parabrisas e dificulta a visibilidade.

Parece uma missão bem difícil de cumprir, e é assim que muitos hoteleiros e pousadeiros estão se sentindo em relação ao forecast nesse momento de retomada.

Pensando nisso, a hqbeds preparou algumas dicas incríveis sobre como aproveitar o forecast na hotelaria e como ter previsão de vendas de reservas em sua pousada. Confira com a gente! 🙂

Mas antes de tudo: o que é forecast na hotelaria?

Traduzindo este termo do inglês, significa previsão, projeção, estimativa. E é exatamente disso que se trata: ao fazer o forecast num hotel ou pousada, você irá fazer uma estimativa de como será a ocupação e a diária média para os próximos meses.

E qual a melhor forma de fazer isso?

Um forecast bem feito não deve se basear apenas em achismos, ou na experiência passada de cada hoteleiro. Para ser assertivo, o forecast na hotelaria precisa se basear em dados, tanto internos quanto externos.

Em relação aos dados internos, é preciso coletar:

• O histórico de ocupação de cada período;
• A janela de vendas (com que antecedência as reservas aconteceram);
• A divisão por segmentos de mercado.

Estes dados já estão consolidados, são fatos ocorridos anteriormente em seu hotel ou pousada. É importante também entender como estão as reservas on the book.

Este termo é utilizado na hotelaria para se referir às reservas já confirmadas, ou seja, todas as reservas ativas que você tem neste momento para cada data futura. Desta maneira é possível comparar como o ano anterior se comportou, e qual tendência este ano já começa a demonstrar.

Além dos dados internos, você precisa também coletar dados externos:

Competidores:

Que preços eles estão praticando pra cada período? Surgiu algum hotel ou pousada nova no mercado que ainda não existia no ano passado?

Mercado:

Quais são os eventos confirmados para este ano? Algum mudou de data em relação ao ano passado, algum aconteceu ano passado e não se repetirá este ano? Como é que está a malha aérea? Preço das passagens mudou muito? Surgiram novas opções de voos?

Todos estes fatores vão influenciar na sua estimativa de ocupação e precificação para cada período, e é importante ter isso bem planejado para poder posicionar desde agora suas estratégias de vendas e esforços de marketing.

Elementos para formular o forecast na hotelaria

Para compreender como formular a previsão de faturamento em sua pousada, é preciso ter em mente alguns de seus elementos principais. Confira-os:

• Mapeamento

A primeira etapa é fazer o mapeamento de oportunidades de negócios abertas ao longo do funil de vendas. A partir disso será possível identificar os contatos que foram abertos, as propostas que foram enviadas e também as negociações que ainda estão em andamento.

• Conversões

É preciso também avaliar o histórico da taxa de conversão da pousada. Essa taxa representa a quantidade de clientes que avançaram dentro do funil de vendas. Esses dados incluem quantos contatos viraram reservas, quantas propostas se transformaram em uma negociação e quantas negociações converteram em vendas diretas.

• Faturamento

É preciso também incluir o faturamento como uma variável no desenvolvimento do seu forecast. Isso porque esse indicador mostra o valor do ticket médio, e, a partir dessa informação, é possível ter uma previsão de qual será o valor gasto pelos futuros hóspedes.

Dicas para acompanhamento do forecast na hotelaria

Após entender como funciona o forecast de vendas de reservas e como ele pode afetar o fluxo de trabalho de uma pousada, veja algumas dicas para fazer o acompanhamento dessas previsões com mais eficácia.

• Não foque apenas nas metas

As metas nunca devem ser o foco principal na elaboração do forecast. Para conseguir um resultado concreto, é preciso focar nos dados e na realidade que a pousada vive no momento. Na hipótese de as estimativas fecharem abaixo do imaginado, é o momento de rever a definição dos propósitos.

• Não limite as análises

É importante utilizar o histórico do desempenho de vendas para embasar as análises com dados concretos. Porém, evite se apegar a esses registros, uma vez que não basta somente saber o que já aconteceu; é preciso também levar em conta as mudanças no comportamento do cliente.

• Tecnologia para fazer análise de dados

Desenvolver um forecast de vendas de reservas nada mais é do que analisar dados da pousada para conseguir prever o faturamento. Entretanto, a análise de dados permite muito mais para que os gestores possam tomar decisões estratégicas. Por isso, utilizar um bom software de gestão de pousadas pode ser uma ótima alternativa na hora de criar um forecast assertivo.

Resumo: 04 passos fundamentais para aprimorar o forecast na hotelaria

1) Estabelecer os objetivos do seu forecast. Ou seja, para quais fins as informações dessa previsão de demanda serão utilizadas.

2) Avaliar quais são os dados que você precisa para fazer o forecast, quais deles você já tem disponíveis e quais precisa coletar/organizar (e em quais fontes).

3) Determinar a periodicidade do seu forecast – quais serão os períodos analisados e de quanto em quanto tempo você fará essa projeção.

4) Criar processos para envolver e integrar as diversas áreas e profissionais que são relevantes para a previsão de demanda.

Curtiu as dicas? Agora é com você! Use essas informações para aprimorar seu forecast e, assim, adquirir uma projeção mais precisa e eficiente para guiar com clareza as ações do seu negócio.

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