- Karin Nisiide
- 12 de julho de 2019
Como anda a organização financeira da sua propriedade?
Pouquíssimos administradores de hostel que eu conheci até hoje possuíam alguma formação em áreas financeiras. E talvez seja nessa área que mais nos debatemos ao administrar nossos hostels.
Antes de começar a dar as dicas, é importante ter em mente que você precisa ser organizado. Muitos donos de hostel possuem dificuldade nesse quesito! A organização é um atributo fundamental para a administração financeira de qualquer empresa, e nos hostels não é diferente.
Para ajudar na tarefa de manter o caixa sob controle, muitos recorrem à tradicional planilha de receitas e despesas. No entanto, será que apenas esse recurso é suficiente para todas as demandas do gestor financeiro?
Com tantas contas e prazos diferentes a serem cumpridos, é comum que os gestores sintam falta de uma ferramenta que permita um acompanhamento mais preciso das datas.
Uma boa forma de ordenar seu financeiro é através de um calendário financeiro.
Entendendo o que é o Calendário Financeiro
O calendário financeiro é a maneira mais simples de não se perder no meio das obrigações financeiras da empresa. Ele é uma evolução da planilha de receitas e despesas, que quase sempre representa um primeiro esboço do fluxo de caixa em empresas iniciantes.
O ideal é que o calendário financeiro seja elaborado semanalmente, permitindo um acompanhamento rigoroso de todos os pagamentos e recebimentos. Portanto, é preciso encarar esse recurso como uma tarefa rotineira e essencial para a administração das finanças.
O principal objetivo do uso dele é evitar a perda de prazos de pagamento, o que pode acarretar em multas e juros e prejudicar o orçamento. Você pode evitar problemas ainda maiores, como deixar a empresa em situação de inadimplência.
Como calcular o melhor dia para agendar seus pagamentos
A melhor forma de montar seu calendário financeiro é organizar suas contas a pagar com vencimento em datas diferentes ao longo do mês.
Como temos alguns fornecedores fixos, como lavanderia, fornecedores de produtos de limpeza, café da manhã, impostos, etc, podemos combinar essas datas de pagamento de forma organizada.
Através da observação do dia a dia, você pode identificar suas necessidades para formular esse calendário.
Para os gastos variáveis, podemos fazer uma previsão conforme as reservas efetuadas antecipadamente. Mas como muitos aqui sabem, nosso setor é bem imprevisível, pois muitos backpackers fazem as reservas de última hora, sendo mais difícil fazer uma estimativa das entradas.
No hqbeds, você consegue fazer essa gestão de maneira fácil, através das ferramentas Contas a Pagar e Contas a receber.
Leia mais em Contas a Pagar: realizando a gestão e entendendo a diferença entre a data de competência e data de pagamento
Fazendo o controle efetivo do pagamento de suas contas, você evita gastos extras, como por exemplo juros e multas.
Sabemos que existem alguns meses, principalmente na baixa temporada, em que temos que priorizar o pagamento de algumas contas. Então o estudo de quais contas deverão ser priorizadas, caso não seja possível quitar todas no prazo, é essencial para evitar maiores prejuízos. Procure as contas que acarretem menos juros e multas ou tente negociar prazos maiores com o fornecedor. Planejar a quitação antecipada de algumas contas na alta temporada também é uma estratégia válida, pois você pode negociar descontos.
É muito importante honrar os compromissos com os fornecedores, pois eles são os parceiros do seu negócio. Pagar em dia aumenta sua credibilidade!
Torne seu calendário financeiro parte da sua rotina
Escolha um momento específico da sua semana para ajustar o seu calendário e efetuar pagamentos, para não deixar esquecimentos se transformarem em contas não pagas. Talvez às segundas depois do almoço seja um momento mais tranquilo da sua semana – faça o compromisso, então, de toda segunda feira pagar as contas da semana, checar seu relatório financeiro e ajustar seu calendário financeiro, se necessário.
Dominar a parte financeira da sua gestão pode parecer impossível. Mas, aos poucos, você pode construir uma rotina que ajude a manter sua propriedade no verde e evitar prejuízos desnecessários.
