GESTIÓN FÁCIL Y REAL: Conozca los atractivos que trajeron el Yolo Hostel para el hqbeds

YOLO HOSTEL BÚZIOS

Fueron varios intentos hasta llegar a un sistema que nos diera tranquilidad en el control de stock y también en el consumo del bar. Los resultados e informes más completos también llamaron nuestra atención

 

BÚZIOS TRANSFORMÓ UN BIÓLOGO EN UN HOSTELERO

“La vida es muy loca, ¿verdad?”. Así comenzó nuestra conversación con Gabriel Correal, socio del Yolo Hostel Buzios . Hasta entonces había ido a vivir en la península por un empleo como biólogo en un proyecto ambiental, pero fue despedido y no quiso volver a su ciudad natal, Niterói. “Me quedé. Necesitaba dinero y fui a trabajar en el turismo”.

Por poco más de un año, trabajó en el Nômade Hostel, que hoy dio lugar al Bamboo Hostel Buzios . En ese momento el pidió su renuncia para ir a otro proyecto, y volver a la vida de biólogo, justo fue cuando un amigo le propuso: “Vamos a montar un hostel”. “Estas loco”. se divierte recordando que no tenía dinero y la idea inicialmente no hacía el “menor sentido”.

Sin embargo, se acabó rendido a la idea. “Abrimos de locos mismos, en el impulso”. Incluso teniendo una experiencia en hostel, era una noción de la parte operativa, sin la noción exacta de las responsabilidades de un dueño y todas sus funciones. “He estado tomando esas partes poco a poco y buscando calificación, como en el proyecto Shell Iniciativa Emprendedor, que me ayudó mucho”, admite.

Al principio, los procesos fueron inspirados por los hostels que había conocido y trabajado, pero vio que “no era bien por ahí”. “Cada hostel tiene su característica, la gente tiene que ir adaptando cosas y creando nuevas rutinas para atender demandas que aparecen según la gente va conociendo la casa, sus necesidades y también entendiendo mejor el estilo de nuestro huésped”.

 

PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN EFICIENTES CAMINAN LADO A LADO

La falta de un plan de negocios, de una planificación financiera. Comenzaron el negocio sin un gran capital inicial y giro, hizo que por un buen tiempo todo lo que entraba, volvía como mejoras para el hostel, creando la experiencia de casa de playa la cual deseábamos. “Mi suerte es que yo tenía otro trabajo y de allí sacaba mi sustento. Todavía invertimos constantemente en la casa, pero en una escala mucho menor”, recuerda.

Gabriel pasó por dos sistemas de gestión de propiedades, los PMS, hasta llegar a hqbeds. En el primero, que era bueno para la recepción, sentía falta de informes mejores. Pasó por un segundo sistema, pero allí conoció el Rogério Minhano, co-fundador y CEO de hqbeds.

“Además de todos los beneficios que identifique en las cosas puntuales del día a día de mi operación, muchos amigos hosteleros que yo respeto en el mercado estaban usando y adorando”, revela que utiliza el sistema desde el final de 2017.

Entre las varias opciones en el mercado, el foco del sistema apunta a las peculiaridades de un hostel como uno de los grandes diferenciales. “Es un equipo brasileño, conocemos al dueño, tenemos un acceso fácil y directo al personal de soporte y me presentó soluciones que yo sentía falta”, apunta.

 

TRANSICIÓN TRANQUILA Y USO INTUITIVO FACILITAN ENTRENAMIENTO DEL STAFF

Según el empresario, la transición del sistema fue muy tranquila. Se dice que tomó bastante información con el equipo de soporte y con el propio Rogério, pero sabe que todavía puede explorar mucho más las herramientas de hqbeds. “Sólo la parte financiera he tardado más para entender y sé que todavía no estoy 100%. Pero también es un área que no es mi fuerte, necesito siempre ayuda de personas con esa experiencia “, confiesa.

Los nuevos staff rápidamente entienden cómo funciona el sistema, principalmente quien ha trabajado en hostel y entiende el funcionamiento del negocio. “Tiene la particularidad de que muchas cosas, sólo necesitamos usar cuando surgen las complicaciones del día a día. “Ahí es que el tiempo de casa que te va dejando sabio para usar aún mejor el sistema”, analiza.

 

CONTROL DE INVENTARIO Y CONSUMO: UN GRAN PROBLEMA RESUELTO

Con un bar lleno de vibe en la casa, él quería tener el control total del stock para poder medir mejor los costos y ganancias, además de desarrollar actividades que activasen ese espacio. “Ahora tengo un control más fácil y más real. Además del inventario, la particularidad de controlar por comandas separadas en reservas conjuntas, y abrir para quien no está hospedado, me ayuda mucho en eventos para público externo “.

Todo ese control de inventario y consumo, los informes detallados fueron las razones que pesaron en la decisión de implementar hq en Yolo. “Antes me quedaba confuso con los informes que los sistemas me presentaba y para mí eso es muy importante. “Yo tengo públicos diferentes en temporada alta y en la baja, necesito analizar bien los números para pensar en las acciones”

 

¿QUIERE ABRIR UN HOSTEL? PLANIFIQUE, PLANIFIQUE Y PLANIFIQUE UN POCO MÁS

Quien están pensando en abrir un hostel tiene muchas dudas. Usted ya debe haber conversado con decenas de personas que llegan pidiendo consejos e información. Preguntamos a Gabriel lo que él diría para quien está en ese momento. La planificación fue la primera palabra.

“De los gastos a las inversiones fijas y variables. Las particularidad de tener estaciones y flotabilidad de su destino, la proporción del peso de su alquiler en relación a la facturación es importantísimo. Mucha gente quiere abrir un hostel por diversión y no es así.

 

ENTRANDO A FONDO EN HQBEDS

El acceso rápido y fácil al personal de soporte hace que la adaptación as sistema sea simple, junto al hostelero, consiguen resolverá las demandas que surgen. “Sugerí que incluyes un filtro por países en la base de huéspedes registrados y ahora está allí. No exactamente como he sugerido, pero entiendo que las soluciones necesitan ser validadas con varios clientes y no con base en una sola sugerencia “, recuerda.

Por supuesto, interesado en aprovechar la conversación para lanzar una sugerencia. “Con ese filtro que crearon por países, podríamos ya tener una proporción exacta por local y no tener que contar manualmente y hacer esos cálculos. Agilizaría bastante “, propone. Además, me gustaría ver un sub-total del consumo de cada huésped de manera individualizada en reservas conjuntas. “¿Será que rueda?”.

 

CÓMO HQBEDS AYUDÓ EL YOLO HOSTEL BÚZIOS A AUTOMATIZAR SUS PROCEDIMIENTOS

Tener un sistema capaz de controlar todos los detalles de la propiedad dejó el hostelero mucho más tranquilo. Las cuestiones con las cuentas de consumo se resolvieron y el bar comenzó a funcionar mejor, con más control de inventario y posibilidades de planificación.

Hoy, Gabriel tiene mucho más tiempo para dedicarse a crear una experiencia única para su huésped, transformando su casa de playa en uno de los hostels más animados en Búzios.

• Control más fácil y real del inventario

• Informes completos que ayudan a la planificación

• Fácil acceso al equipo de soporte para sacar dudas y dar sugerencias

• Gestión del consumo de los huéspedes individualizado en reservas conjuntas

¿Y, TE GUSTO EL PRIMER DESTINO DE NUESTRO MOCHILÓN?

Hoy hablamos un poco de cómo la automatización de procesos, con un sistema eficiente de gestión de propiedades como hqbeds, ayudó a Yolo Hostel Búzios a gestionar mejor sus procesos diarios y, principalmente, controlar el inventario y el consumo. Pero hay mucha gente por ahí usando hq para solucionar decenas de otras cuestiones operacionales.

Vamos a buscar esas historias por Brasil y traer aquí para ustedes siempre los viernes. La próxima semana, nuestro mochilón virtual va a otra región del país para contar una historia de éxito de la hostelería nacional.