TETRIS CONTAINER HOSTEL

Como Karin, Ricardo y Ralf partieron de una idea innovadora y conquistaron una operación eficiente y elogiada en todo el mundo

¿POR QUÉ TETRIS?

El Tetris Container Hostel fue inaugurado en noviembre de 2014, en la ciudad de Foz do Iguaçu. Desde su concepción, el espíritu de conexión estuvo presente. “Cuando pensamos en un nombre, Tetris fue la única palabra que transcribía este espíritu”, comenta Karin Nisiide, una de las propietarias del hostel. “Él hace alusión a los contenedores, colores y formas que encajan y que permiten que nuevas estructuras sean formadas.” Y va mucho más allá, la conexión con las diferentes personas de diferentes colores, edades, nacionalidades que encajan y que permiten que nuevas amistades sean hechas allí, y que las ideas y los proyectos se realicen.

El hostal fue creado por un equipo multifuncional: Karin Nisiide, arquitecta y urbanista, Ricardo Nisiide, turismólogo y gastrónomo, y Ralf Smaha, que en aquella época representaba a Foz en el Convention Bureau. Después de viajar y estudiar fuera de Brasil, se vieron aburridos con sus empleos anteriores, sintiendo falta de la interacción cultural, y vieron en Foz do Iguaçu una oportunidad para el mercado de hostels.

Karin recuerda las primeras ideas de abrir el hostel durante una conversación informal en una mesa de bar. “En mi master en España se hablaba mucho sobre la utilización de contenedores marítimos en la arquitectura, práctica que ganaba fuerza en Europa, pero que aún no era muy utilizada en Brasil, entonces surgió la idea de hacer un hostel en contenedores, con una arquitectura diferenciada e intrigante, trayendo una nueva experiencia al usuario.

Una de las ventajas competitivas desde el principio es que la construcción es atractiva, llama la atención tanto de quien todavía está haciendo la investigación de dónde quedarse como del transeúnte. Casi diariamente reciben a personas que pasan a conocer la estructura, entonces también fueron captando un público que no conocía hostels, pero que se interesaba por el diferencial de la estructura, atrayendo todos los tipos de públicos, desde jóvenes, backpackers, hasta familias y personas más maduras.

La mayoría de los huéspedes todavía son extranjeros, backpackers, pero el escenario ha cambiado positivamente y cada vez más el público brasileño conoce y busca alojamiento en hostels, por el ambiente despojado, interacción y conexión entre las personas.

CREAR ALGO NUEVO NO FUE FÁCIL

Desde el inicio del proceso, las personas dudaban de que sería posible. “Hablaban que sería caliente, apretado, y que no sería apropiado para vivir. Pero eso nunca nos desanimó, seguimos adelante con la idea.

La obra tuvo muchos desafíos, principalmente porque aún existía poca bibliografía en el asunto. En la época fue la mayor construcción en Container construida en América Latina, según búsqueda en la época, y primer hostel en contenedores de los que tenían conocimiento, hecho en una ciudad donde no existía mano de obra de calidad.

El inicio fue bastante turbulento. “Gastamos más de lo esperado en la estructura del hostel, entonces al principio hacíamos toda la operación solos, desde limpieza, desayuno, recepción, bar y administración. Hacíamos turnos en las funciones durante el día, y rotación en las madrugadas, y la mayoría de las veces, acabábamos durmiendo en la recepción o sofá mismo. Entonces, cuando conseguimos contratar empleados, empezaron apagando incendios y resolviendo emergencias, ” cuenta Karin.

Distribuimos funciones para suplir necesidades, pero sin organización de procesos y sin estandarización de los servicios, los cambios eran constantes con aciertos y errores en todo momento. “Nuestro financiero también estaba bastante desordenado, con bastante cuentas pendientes de la obra mezcladas con la operación. Hasta conseguir organizarnos fue bastante difícil, pues aún absorbía funciones diversas del operativo y sobraba poco tiempo para una administración planificada.

EN BÚSQUEDA DEL SISTEMA PERFECTO

En 2015, el Tetris recibió el premio Mejor Hostel de Brasil, por la Editora Abril y revista Viaje y Turismo. En ese momento, fueron a São Paulo, para recibir el premio, y conocieron a los propietarios del HQ. Se quedaron intrigados por ser un sistema creado por dueños de hostel, adaptado a sus necesidades.

Desde que el hostel abrió, ya habían utilizado otros 2 sistemas de gestión. Se iniciaron con un sistema orientado a la gestión de hoteles. El sistema era bloqueado y muchas veces, algunas operaciones eran mucho difíciles. Después, intentaron un sistema online, que estaba más orientado a la gestión de hostels, pero todavía no atendía su demanda.

Percibieron que también tenían otro problema. “Con el tiempo, y con la empresa consolidada y una marca fuerte, percibimos que teníamos una facturación buena, pero un resultado de rentabilidad bajo. Pero era difícil saber dónde estábamos equivocando,” cuenta Karin. Con la ayuda de una consultoría de procesos gerenciales, comenzaron a ver la importancia de hacer una gestión planificada, con control de inventario, planificación de los gastos, y tener una gestión financiera más segura y organizada.

“El HQ fue esencial en esta etapa, pues pudimos utilizar herramientas como el control de stock, análisis de los informes, que estaban allí, pero nunca eran utilizados, y teniendo un proceso gerencial más maduro, incidiendo en un aumento significativo de nuestra rentabilidad,” recuerda ella.

COMO EL HQBEDS AYUDÓ AL TETRIS CONTAINER HOSTEL

Ricardo recuerda que antes de utilizar el hqbeds, la parte gerencial era hecha con varias planillas y de forma demorada e ineficiente. En algunos casos ni siquiera se hacía.

Hoy, la parte de reservas también es prácticamente toda automatizada. Con la posibilidad de integración en un channel manager, no hay necesidad de insertar las reservas manualmente en el sistema (excepto cuando por teléfono, e-mail o walk in). Todo el proceso se integra con OTA y con la página web. Las disponibilidades se actualizan constantemente, lo que disminuye el riesgo de overbooking y de pérdida de reservas.

“Desde que migramos al HQ, siempre tuvimos una apertura con los gestores, para insertar herramientas que facilitarían nuestro día a día. Hoy, puedo decir con alegría que el HQ posee prácticamente todo lo que necesitamos para nuestro control y gestión. No necesitamos estar más teniendo que alimentar hojas en lugares diferentes, diversos controles, todo puede ser hecho dentro de nuestro sistema. Y hablando con otros propietarios usuarios de HQ, sentimos que muchos de ellos no hacen ni idea de todas las herramientas que el HQ dispone hoy, ” explica Karin.
Los gestores concluyen que todas estas funciones contribuyeron inmensamente con la operación y el crecimiento del hostel. “HQBeds es una excelente herramienta no sólo para el control de las reservas, pero que también nos ha posibilitado una gran mejora de los procesos administrativos.” Finaliza Ricardo.

• Informes dinámicos de ocupación y facturación, tanto prospección actual como futura.

• Análisis del perfil del huésped, con boleto promedio, origen de reserva y perfil de consumo.

• Control de inventario de productos vendidos, con la posibilidad de dividir el inventario en diferentes sectores; entre otros.

• Informe categorizando gastos y calculando resultados financieros en tiempo real.

¡EL MOCHILÓN DE LA HQ CONTINÚA!

Vamos a traer historias reales de dueños y dueñas de hostel de todo Brasil para descubrir lo que aprendieron, cómo evolucionaron y la pasión de cada uno por la vida de dueño de hostel. Por cierto, ¿has leído sobre el Yolo Hostel Búzios?

¡Hasta la próxima!