Software de hostel: ¿tienes uno? ¿Y él vale la pena?

Software de hostel: ¿tienes uno? ¿Y él vale la pena?

Property Management System o sistema de gestión de propiedades (PMS) es el software operativo más utilizado para cualquier tamaño y estructura de alojamiento, desde hostales hasta grandes cadenas hoteleras. Es una plataforma de gestión que centraliza y automatiza la operación del hotel.

Esta herramienta puede ayudar a su propiedad en la optimización de tareas, haciendo que los procesos de administración sean más ágiles.

Pero tener un PMS no es suficiente. Debe prestar atención a las características de su sistema y ver si es realmente adecuado para su propiedad.

Básicamente, un hostel contrata a un software de gestión para satisfacer dos necesidades básicas:

  • Automatización empresarial, que evita fallas y permite que los procesos se ejecuten de la mejor manera posible;
  • Control a través de la generación de informes estratégicos para hacer que la gestión del hostal sea más asertiva y competitiva.

Traemos algunos consejos para garantizar los mejores resultados al elegir un PMS de hostel y los beneficios de tener este tipo de software en su propiedad. ¡Compruébalo!

Integración con un administrador de canales

Ser capaz de controlar sus tarifas en cualquier canal de distribución y en tiempo real evita casos de sobreventa de reservas y fallas de comunicación entre plataformas y recepción.

La integración con los canales de ventas permite el cambio de variables en un solo lugar, y se realiza a través del channel manager, o el administrador de canales. El uso de esta herramienta es esencial para evitar reprocesos y errores manuales.

Elija un sistema que esté conectado a un buen administrador de canales o, mejor aún, un sistema que tenga su propio administrador de canales, evitando errores de conexión.

Interfaz simple e intuitiva

Al elegir un PMS para su hostel, es importante tener en cuenta que es un sistema que será utilizado diariamente por varios empleados y, por lo tanto, no puede ser complicado. Evite opciones que tengan una usabilidad confusa.

El buen software de hostel debe ofrecer características que sean capaces de generar beneficios para los usuarios, y por lo tanto, el mejor software es aquel que tiene una interfaz que es fácil de entender y simple de operar.

Una herramienta intuitiva que no impone obstáculos, incluso si son pequeños, favorece la búsqueda y el registro de información de manera rápida y práctica. De esta forma, el PMS se convierte en un aliado del equipo, facilitando las operaciones y aumentando la satisfacción de sus huéspedes.

PMS en la nube

En el pasado, el PMS era local. Esto significa que el programa era comprado e instalado en la computadora. El problema era que la máquina tenía que respetar ciertos requisitos previos del sistema para ejecutar el programa, y ​​que cada vez que el programa necesitaba una actualización, el equipo o el proveedor requerían una instalación manual.

Con un PMS para hostels en la nube, el proveedor realiza la actualización automáticamente. Además, ya no corre el riesgo de tener un problema técnico al eliminar todos los datos del sistema, ya que un PMS en la nube respalda automáticamente la reserva y la información del cliente.

Esto ahorra tiempo y gastos de TI en su establecimiento. Con una infraestructura simplificada, se puede acceder a muchos sistemas incluso desde dispositivos móviles, como una tableta o un teléfono inteligente. De esa manera, no es necesario que sus empleados estén “atascados” en la recepción. Y también puede controlar todo desde cualquier lugar, acceder a informes, listas de compras, datos de clientes, desde su teléfono celular, lo que facilita su administración.

Control financiero y de desempeño

Tener un módulo financiero en su sistema de gestión es esencial. El módulo de finanzas presenta a los gerentes un balance de ingresos y gastos, que es esencial para que la gerencia describa estrategias como promociones, elevar los precios de las tarifas en un momento de alta demanda o controlar el gasto en desayuno.

También es de igual importancia la capacidad de generar informes analíticos, que son documentos importantes emitidos por el PMS y aclaran cómo se desempeña el hostel en relación con sus objetivos.

Algunos software más modernos también tienen un módulo BI – Business Intelligence, que es la herramienta utilizada por muchas empresas para tomar decisiones inteligentes, utilizando datos e información recopilados por el sistema de gestión. BI es la herramienta responsable de comprender el pasado y el presente de la compañía, de modo que sea posible predecir los impactos futuros de las decisiones estratégicas tomadas hoy y pensar en las mejores estrategias de mercado.

Sistema en constante innovación y actualización

No sirve de nada tener un software de administración desactualizado y anticuado.

Es necesario asegurarse de que el PMS para su hostel ofrece soluciones prácticas y tecnológicas, y está en constante desarrollo.

Elija un software que ofrezca una forma innovadora para que el hostel se relacione con el huésped. Esto asegura agilidad y eficiencia en sus servicios. Opta por un sistema que permita al hostel atreverse y ofrecer experiências individualizadas. Eso ayuda a crear recuerdos duraderos, satisfaciendo y reteniendo al cliente, con la última tecnología.

Relación con el huésped

Busque un PMS que tenga una relación con el huésped, con la posibilidad de registrar huéspedes a través del check-in en línea, con fotos, historial de reservas, preferencias de los huéspedes y registro de datos que faciliten el contacto con el cliente.

Otra herramienta que mantiene la relación con el huésped es la automatización de los correos electrónicos, haciendo que el hostel esté siempre en contacto con su huésped. De esta manera, el hostel llega a conocer más y mejor el perfil de sus clientes y crea estrategias para acercarlo.

La adopción del software de gestión no solo es una solución inteligente a un problema frecuente, sino que también es una oportunidad para modernizar la gestión y hacerla algo más valioso y estratégico, lo que influye directamente en la capacidad de generar resultados positivos.

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