Software de hostal gratuito: ¿merece la pena?

El día a día de un gerente de hostel es multifuncional: debe estar pendiente desde el sector de reservas, monitorear los procesos, gestión de stock y compras, departamento de finanzas, gestión de personas, gobernanza, entre muchas otras tareas, que muchas veces se acumulan en la misma persona.

Demanda mucho tiempo para poder seguir el progreso de todas estas áreas, ¿no es así? ¡Imagínese, entonces, tener que hacer todo esto manualmente!

Ahí es donde la tecnología marca la diferencia para facilitar la vida de los profesionales de la hostelería.

La agilidad en el desarrollo y gestión de procesos es solo una de las razones que hacen que el software de gestión, o PMS (Property Management Systems), sea tan importante para el buen desempeño de hoteles, hostales y posadas.

Además, PMS le da a la operación más seguridad y eficiencia. Después de todo, a través de los datos generados en estos software, el gerente tiene información más consistente, dando más seguridad a la toma de decisiones. Dichas herramientas también permiten al gerente seguir los procesos con mayor rapidez, lo que le permite identificar posibilidades de mejora y corrección de errores en el tiempo y una administración más asertiva.

Pero al final, ¿vale la pena un PMS gratuito?

¿Está comenzando o está ahorrando en tiempos de crisis? Hay algunos PMS que son gratuitos.

Normalmente, el PMS tiene una versión de prueba gratuita o una versión gratuita temporal. Las versiones de prueba son a menudo de una cuenta ficticia y no pueden agregar la información que posee. Pero hay algunos softwares que ofrecen el uso del sistema total en modo de prueba, por un período corto de tiempo, como 15, 21 días o 1 mes.

Hay otros sistemas que tienen una versión muy básica, con recursos muy limitados, que se pueden utilizar de forma gratuita y sin plazo. ¿Pero realmente vale la pena usar estos sistemas?

Tener un sistema que no traerá todas las características que necesita una administración eficiente a menudo puede retrasar su vida, en lugar de ayudar.

Al calcular cuánto costará un sistema para su negocio, debe mirar más allá del precio. Es necesario tener en cuenta cuántas funcionalidades tiene la herramienta y cuál será el retorno que traerá a su hotel, hostal o posada en términos de aumento de productividad y agilidad de procesos, y, con ello, crecimiento en reservas e ingresos.

No tiene sentido utilizar una herramienta incompleta, invertir tiempo para capacitar al equipo (y el tiempo es dinero), darse cuenta de inmediato de que la herramienta no satisface las necesidades reales de su negocio y caer en trampas. Ahí es cuando ganan las empresas de software libre: ofrecen una actualización con tarifas elevadas, y el consumidor, habiendo invertido ya tiempo en agregar la información en la versión gratuita, termina atrapado y comprando un sistema que no sería ideal para su tipología empresarial.

Pero entonces, ¿cómo elijo el mejor sistema de gestión para mi negocio?

Para tomar la mejor decisión, considere los siguientes factores:

• Automatización de la comunicación

¿El sistema ofrece herramientas para facilitar la comunicación con los clientes?

La comunicación con sus clientes, ya sea antes o después de su estadía, es esencial para que su negocio fortalezca la relación con los huéspedes y, por lo tanto, retenga a su audiencia.

• Gestión de la información del cliente

¿El sistema ofrece funcionalidad para administrar y utilizar los datos del cliente de una manera práctica?

La principal ventaja de que su hostel, hotel o posada tenga un sistema de gestión de reservas es que puede recopilar y gestionar la información de sus huéspedes, actual y pasada.

• Facilidad de check-in y check-out

¿Ofrece el sistema funciones enfocadas a agilizar los procesos de check-in y check-out?

Para que un sistema sea realmente útil para su establecimiento es muy importante que ofrezca herramientas que agilicen los procesos de check-in y check-out y que le permitan gestionar estos pasos estratégicamente.

• Informes de desempeño

¿Es posible generar informes para evaluar el desempeño de diferentes áreas?

La generación de informes de forma automatizada es una de las principales tareas que debe tener su sistema de gestión de reservas. Al fin y al cabo, esta función hará que su trabajo sea más ágil y también proporcionará información importante para que pueda mejorar cada vez más los resultados de su negocio.

• Movilidad

¿Es posible acceder al sistema de forma remota?

Este es un extra que marca la diferencia todos los días. El hecho de que tú y tus empleados puedan acceder al sistema de forma remota contribuye significativamente a que sea posible corregir y modificar los datos siempre que sea necesario y también a que puedas gestionar de cerca su negocio, incluso si no está en el establecimiento.

• Integración con otros sistemas y canales de reserva

¿Se puede integrar el sistema con otras herramientas que utiliza?

El objetivo de tener un sistema de gestión de reservas es agilizar las tareas del día a día. Entonces, incluso con la herramienta, todavía es necesario incluir toda la información de forma manual, no se logrará el objetivo de agilizar el proceso, ¿está de acuerdo? Por tanto, cuanto mayor sea la integración de la plataforma con el resto de sistemas que utiliza su establecimiento, más adecuada será para su negocio.

• Seguridad

¿Es seguro el sistema?

La seguridad del sistema es un elemento indispensable, pues además de almacenar información sobre sus clientes, esta plataforma también contará con datos estratégicos sobre su negocio.

¿Viste cómo hay varios factores, además del costo, a considerar a la hora de elegir un buen y efectivo PMS para su hotel, hostal o posada? Además de todos los beneficios mencionados anteriormente, es fundamental ser consciente de que no basta con elegir un sistema, es necesario que sea el más adecuado para su tipo de negocio, es necesario contar con un buen soporte y buenas recomendaciones para uso por parte de otros clientes. De esa manera, no perderá tiempo en sistemas que prometen y no cumplen. ¡Prueba la versión de prueba de hqbeds!