¿Qué es y cómo elegir el sistema de gestión de hostel?

Actualmente, estamos experimentando el desafío de encontrar un sistema de hostel que cumpla con las expectativas de nuestros huéspedes en términos de agilidad y eficiencia. No por casualidad, encontrar un software de administración de hostels que agregue valor a los procesos se ha convertido en una verdadera misión para los gerentes, independientemente del tamaño de la empresa. ¿Pero sabes cómo elegir un sistema de gestión de hostels?

Resulta que los gerentes no siempre conocen la tecnología profundamente. La mayoría de ellos tienen dudas sobre el papel y los beneficios de las soluciones digitales, así como sobre qué criterios deben adoptarse para diferenciar entre servicios buenos y malos.

Si también está experimentando estas dificultades, el siguiente contenido fue hecho para usted. A lo largo del texto, cubrimos los temas principales sobre el software de administración de hostels y enumeramos algunos consejos valiosos para elegir el programa ideal. ¡Revisa!

Pero después de todo, ¿qué es y cómo elegir el sistema de gestión de hostel?

Diariamente, basamos nuestras decisiones en la información que encontramos sobre la empresa, especialmente en el flujo de trabajo y las diferentes etapas de los procesos, ¿verdad? Una reserva simple, por ejemplo, requiere conocimiento sobre el tipo de habitación deseada por el cliente y su disponibilidad. ¡Imagínese que el cliente ha solicitado un alojamiento y encuentra, en el último minuto, que esa habitación ha sido reservada para otra persona! Esta situación es muy desagradable para todas las partes, pero, afortunadamente, se puede evitar fácilmente.

El software de gestión de hostels es una solución informática que supervisa todos los eventos de la empresa, interpreta estos datos y los muestra claramente a los profesionales. En la situación presentada anteriormente, podríamos mirar la pantalla de la computadora para ver la disponibilidad de la ocupación y, posteriormente, hacer la reserva con unos pocos clics.

Vale la pena mencionar que la integración de la información es un diferencial en relación con las notas en papel o en una hoja de cálculo de computadora. Es decir, cuando llevamos a cabo una acción, el evento modificará la base de datos y será visible para todos los sectores involucrados. Por ejemplo, el proceso de pago modifica automáticamente la información mostrada sobre finanzas, gobierno, recibo, ventas, etc.

Funciones principales de un buen sistema de hostelería

Los llamados Sistemas de Gestión de la Propiedad (PMS) nos permiten administrar los diferentes departamentos de un hostel. Los programas se dividen en módulos, segmentando información, como ocupación, gestión, reservas, ventas y similares. Algunas de las características son:

• Control de reservas, no show (personas que no asistieron), check in y check out, etc.
• Delegación y seguimiento de tareas, como limpieza y mantenimiento;
• Organización de actividades financieras y contables, como cobros, control de efectivo y emisión de facturas;
• Planificación y ejecución de ventas, establecimiento de presupuestos, tarifas y similares;
• Comunicación con recursos externos, especialmente con los sitios donde están disponibles las vacantes.
• Servidor y soporte disponibles para ayudarlo en sus operaciones;
• Facilidad de acceso para que el gerente siga los procesos donde sea que se encuentre;
• Actualizaciones y mejoras frecuentes
• Integración de empleados con departamentos de propiedad.

En resumen, un buen sistema de gestión de hostels debe ofrecer las condiciones necesarias para planificar, ejecutar y monitorear todas las etapas de los procesos de su establecimiento. Desde la solicitud de reserva a través de un sitio web hasta la limpieza de las habitaciones, todos los pasos se organizan y se muestran rápidamente a los responsables.

¿Cómo elegir el sistema de gestión del hostel?

Después de identificar la necesidad, debemos buscar una solución capaz de abordar el problema y proporcionar una mayor eficiencia y agilidad a la gestión. Considere los siguientes elementos para ayudarlo a elegir un sistema de gestión de hostel:

• soporte técnico del proveedor, ya que los profesionales del hostel no son especialistas en tecnología de la información;
• capacidad de integrar todos los sistemas necesarios para el funcionamiento de la empresa;
• forma de mostrar información a gerentes y empleados;
• presencia de módulos de back office, como finanzas, gobernanza, gestión de inventarios, etc.
• generación de informes para ayudar a los planes comerciales estratégicos, como ventas totales, boleto promedio, tasa de ocupación en un período determinado, etc.

Con estas características, elegir un sistema de gestión de hostels puede convertirse en una tarea más fácil y más eficiente. Disfrute y descargue el libro electrónico “Cómo transformé el estilo de vida del hostel en un negocio rentable“. =)