- Karin Nisiide
- 6 de October de 2020
En un hostel hay detalles que son imprescindibles para que el establecimiento se mantenga organizado. Uno de ellos se refiere a lo que se consume internamente, tanto por los huéspedes como por el equipo, como productos de higiene, limpieza, alimentos y bebidas. Y lo que garantiza la reposición total de estos artículos es la gestión de compras en el hostel. Sin embargo, ¿cómo funciona?
Lo ideal es que un equipo se encargue de esta parte, tenga acceso a stocks y sepa como nadie lo que suele consumir el hostel, ya sea en periodos de alta ocupación o en temporada baja. Esto facilitará enormemente la rapidez con la que se controlan los productos e incluso a la hora de saber exactamente qué más sale y es utilizado por el hostel y los clientes.
Por ello, la gestión de las compras en el hostel debe hacerse con rigor y teniendo en cuenta los más mínimos detalles. Y, para ayudarlo a realizar esta tarea, hemos separado algunos consejos a continuación. ¡Revisa!
¿Cómo puede perjudicar mi negocio la falta de gestión de adquisiciones?
Imagina la siguiente situación: los huéspedes de su hostel tienen algunos artículos a su disposición, como bebidas, refrescos, cervezas y agua, así como meriendas en paquetes cerrados, como galletas y chocolates. Si todos los días hay un consumo determinado de estos artículos y no hay control sobre él, ¿cómo se hará la reposición?
Recuerde que esto es parte del servicio al cliente y que si hay alguna falla en ese sentido, probablemente perderá puntos con ese huésped. Entonces, la falta de control puede afectar negativamente al negocio, sin mencionar la confusión de stock que puede generar: falta de comunicación, cantidad incorrecta de productos y falta de artículos básicos.
La satisfacción del consumidor debe ser una prioridad, y la gestión de compras realmente debe tomarse en serio y revisarse diariamente para evitar inconvenientes.
Además, uno de los problemas más graves tiene que ver con la inseguridad. Si no tiene el control de lo que tiene en stock, también corre el riesgo de pérdida o retiro inadecuado de artículos. Esto significa tener los productos consumidos por terceros, los cuales no serán reportados en el historial de ventas del hostel. El resultado es una importante pérdida de beneficios.
¿Cómo gestionar las compras en su hostal?
Ahora que ha entendido la importancia de tener una gestión de compras en su hostel, ha llegado el momento de saber cómo hacer esta tarea de la mejor manera posible. Algunos consejos pueden marcar la diferencia.
Desarrolle una política de compras
Esta es una iniciativa indispensable para organizar las finanzas de su hostel. Cabe recordar que, como cada proyecto tiene especificidades, es imposible adoptar un modelo que sea eficaz para todos.
Sin embargo, definir una estructura con reglas estrictas le ayudará a lidiar con una gran variedad de situaciones. Por otro lado, la ausencia de esta práctica provoca desorganización, aumento de costos y posibilidad de pérdidas.
Por ello, es importante destacar que una buena política de compras permitirá que su gestión:
- defina un control de calidad;
- identifique a los responsables de cada paso del proceso;
- asegure el cumplimiento de las iniciativas de gobierno corporativo;
- establezca las prácticas de compra más eficientes;
- asegure el cumplimiento de los objetivos comerciales.
- gestione el contacto con sus proveedores
- desarrolle relaciones sólidas con sus proveedores. Esto implica tenerlos en trabajos regulares y no solo en caso de problemas o necesidades.
Para eso, es importante que conozca bien al proveedor, su historia, sus valores y sus objetivos, asegurándose de que haya alineación con los valores de su propio negocio.
Aún en este contexto, es importante enfatizar que, a partir de una relación sólida, estos proveedores estarán más comprometidos para ofrecer servicios con buena relación costo-beneficio y alta calidad.
Por último, recuerda que solo usted y su equipo conocen las exigencias de su hostal. Así, aunque la dirección haya creado una relación de confianza con los proveedores, preste siempre atención al saldo de su stock y no caiga en tentaciones de compra que impliquen la adquisición de bienes innecesarios.
Siempre mantente al día con la demanda
Para cada artículo pedido, ya sea por la barra o por los clientes, es necesario que siga la cantidad y frecuencia de estas demandas. Solo así será posible tener una idea e incluso la cantidad exacta de todo lo que se consume en el hostel.
Elimina lo que no se consume
¿Por qué gastar todos los meses en productos que no se consumen? Además de depositar una cantidad que no es requerida, estos artículos pueden resultar dañados y la pérdida puede ser mayor. Por tanto, a la hora de mantener una gestión de compras, es bueno separar la información de lo que prácticamente (o nunca) sale.
Utilice software con gestión de compras
¿Qué tal usar la tecnología a favor de su negocio? Hoy en día existen opciones muy interesantes que ayudan mucho en diferentes áreas del hostel, como el stock. Apostar por un buen software de gestión significa tener un aliado muy importante en el control de los elementos que más necesita la empresa, así como los que se pueden ofrecer como cortesía.
Lo bueno de este tipo de tecnología es que es capaz de hacer encuestas de uso, frecuencia y quién está controlando la sección, y además puede comprobar de forma muy sencilla cómo ha sido el consumo de los productos. Esta información puede ayudarle a saber exactamente cuánto se está cobrando por cada servicio.
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