- Karin Nisiide
- 10 de October de 2020
¿Sabías que la política de cancelación de reservas es un documento imprescindible para la gestión de su hostal? Es a través de él que se determinan las reglas necesarias para el proceso de cancelación de reservas.
Considerado un manual para que los empleados e huéspedes se orienten ante una situación de cancelación, es necesario prestar atención a la hora de elaborar su política de cancelación. Cada medio de alojamiento puede describir sus propias reglas. Pero es muy importante que todo cumpla con el código de protección al consumidor. Por lo tanto, es necesario pensar en el cliente y tratarlo como le gustaría que lo trataran en una situación como esta.
Además, es necesario asegurarse de que el huésped tenga una experiencia positiva, incluso cuando se cancele la reserva.
Puede haber varias razones que le hicieron renunciar al viaje, pero cuando está bien atendido en un proceso de cancelación de reserva, la posibilidad de que regrese a su hostal es mucho mayor.
¿Quiere conocer algunas razones para utilizar una política de cancelación de reserva que sea satisfactoria para su huésped? ¡Mira los consejos de hqbeds! 🙂
Ante todo, preste atención al Código de Protección al Consumidor
El Código de Protección al Consumidor es un conjunto de reglas que defienden los derechos del consumidor. Ordena la relación con el consumidor y establece estándares de conducta que deben ser adoptados por consumidores y proveedores. La regla más relevante a la hora de configurar su política de cancelación de reserva es el derecho de arrepentimiento, que regula la retirada de compras realizadas fuera del establecimiento comercial.
Protege al consumidor que compra un producto o servicio fuera del establecimiento comercial, arrepintiéndose dentro de los siete días. En este caso, el desistimiento se produce sin ningún coste para el cliente. Porque, incluso si el cliente analiza el producto o servicio a través de fotos y videos, nada reemplaza el contacto directo del consumidor con el producto o servicio.
Así, queda claro que las reservas realizadas fuera del establecimiento se pueden cancelar sin retener el importe abonado. Esto es si la cancelación se solicita dentro de los siete días.
Por otro lado, el CDC también determina que las compras realizadas en el hostel o posada no están sujetas al derecho de arrepentimiento. Por tanto, las reservas realizadas personalmente por el cliente pueden ser canceladas, pero el importe pagado por la entrada puede ser retenido íntegramente por el establecimiento.
Vale la pena mencionar que es extremadamente importante que su política de cancelación esté en línea con el código de protección al consumidor de su país. Esto evitará problemas legales futuros.
Política de cancelación de reserva: ¿qué artículos no pueden faltar?
La política de cancelación de reservas debe ser clara, objetiva y debe constar de reglas que definan los derechos y deberes del establecimiento y del cliente en cuanto a cancelación de reservas.
Una buena política de cancelación de reserva debe contener los siguientes elementos:
Reglas para efectuar la reserva
La gran mayoría de las instalaciones de alojamiento garantizan la confirmación del alojamiento con un pago del 30 al 50% del importe total de la reserva. Por tanto, es muy importante que este porcentaje se haga explícito en el documento;
Derecho al arrepentimiento
Debe estar descrito en el manual, de acuerdo con el estándar determinado por el código;
Reglas de cancelación de reserva después de que haya expirado el derecho de arrepentimiento
Incluso si el Código de Protección al Consumidor garantiza el derecho a retener el monto pagado por el cliente para garantizar la reserva, es una buena práctica ser más flexible. Por ejemplo, el cliente puede elegir otro período disponible, o permitir un período más largo para cancelaciones sin retener el monto pagado por el cliente;
Reglas para cancelaciones de grupos
Muchos hostales y posadas reservan habitaciones para grupos, por lo que no atienden a otros clientes en el período reservado. Las cancelaciones tardías pueden dañar seriamente la propiedad. En este caso se necesita especial atención, para que la relación entre proveedor y consumidor sea justa y no cause ningún daño al establecimiento;
Reglas de ausencia sin cancelación “No Show”
Muchos clientes simplemente no se presentan y no cancelan su reserva con anticipación, es necesario determinar arreglos para este tipo de situación;
Reglas de retiro después de la entrada
Puede suceder que al cliente no le guste el lugar, o tenga que salir antes de la fecha reservada para su salida. Definir cómo se manejarán estos casos;
Reglas para cancelar paquetes promocionales y tarifas especiales
Siempre que lance una promoción, no olvide desarrollar reglas para la cancelación. Debido a que los precios son promocionales, la flexibilidad de cancelación puede ser menor.
Tener una buena política de cancelación puede marcar la diferencia para su huésped.
Es muy importante que todos los empleados conozcan la política de cancelación de su establecimiento. Por lo que no habrá sorpresas cuando un cliente cancele una reserva, que es una práctica muy común entre los medios de alojamiento.
Para ello, prepare a su equipo para manejar estos casos de la mejor manera. Configure su política de cancelación de reserva, cree un procedimiento estándar y transmita las instrucciones a su equipo. La calidad del servicio es fundamental en estos momentos.
Cuando tiene reglas bien definidas y todos las conocen, es mucho más fácil lograr la eficiencia en la gestión de su hostel.
Cabe mencionar que los establecimientos flexibles con cancelaciones de reserva ganan muchos más huéspedes. Incluso si el código le permite retener dinero si la cancelación se realiza después de siete días, considere la posibilidad de flexibilizarlo. Pueden ocurrir algunos eventos imprevistos, pero como se mencionó anteriormente, incluso la experiencia de cancelación debe ser positiva.
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