- Karin Nisiide
- 18 de January de 2021
Gestionar una empresa hotelera, independientemente del tamaño del establecimiento, es siempre una ardua tarea. Existen varios informes, que si se utilizan de forma eficiente, tanto en pequeños hostales como en grandes hoteles, facilitan enormemente el día a día del hotelero.
El uso de informes de gestión es una parte muy importante del control de resultados y la gestión de su hostal o posada. Son capaces de brindar información esencial para que los gerentes puedan orientar a sus empleados y asegurar un mayor éxito en sus actividades diarias.
Hoy, enumeramos 6 informes importantes sobre la gestión de su hostel, y cómo son útiles para asegurar su crecimiento y una gestión más asertiva. ¡Revisa!
1- Informe de cierre de caja
Cada terminal o cajero, al final de su turno, debe emitir un informe de cierre sin efectivo.
Este tipo de informe informa detalladamente cada transacción realizada bajo su responsabilidad, por categoría o artículo vendido, ya sean pagos por reservaciones, ventas de consumación directa o que se agregaron a la reserva del huésped, depósitos y retiros, etc.
También incluye detalles de pagos por método de pago, incluyendo efectivo, tarjetas de crédito (Mastercard, Visa, American Express, etc.) y otras formas. El propósito de este informe es verificar cada pago y cerrar el balance diario de recibos y fuentes.
Es un informe extremadamente importante para supervisar el trabajo de su cajero y otros empleados, y puede mostrar discrepancias en el flujo de caja y los niveles de inventario. Si se queda sin dinero o existencias, sabrá instantáneamente quién fue el responsable durante ese turno.
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2- Informes de ocupación
La tasa de ocupación del hotel es el porcentaje basado en el número de habitaciones ocupadas. Este porcentaje varía según el día, la semana, el mes e incluso a largo plazo, como anualmente, por ejemplo.
Debe recordar que esta tasa variará según el período de tiempo que se considere.
Todos los segmentos tienen competidores y en el mercado hotelero, esto no es diferente. Por tanto, realizar comparaciones con hoteles ubicados en la región puede resultar sumamente beneficioso para obtener mejores resultados.
De esa forma, la utilización de informes de ocupación media ayuda a obtener indicadores que se refieren a la competitividad de la tasa de ocupación hotelera, y son muy importantes en la toma de decisiones y en la evaluación de resultados.
3- Demostración de resultados
La demostración de resultados del año es un informe que ofrece un resumen económico completo de las actividades operativas y no operativas de una empresa durante un período de tiempo determinado, demostrando claramente si hay ganancias o pérdidas.
Si bien se elabora anualmente debido a las obligaciones legales de divulgación, en general el DRE también se genera mensualmente con fines administrativos y gerenciales, siendo una de las herramientas más poderosas para analizar los resultados para los responsables en los diferentes niveles de gestión de una empresa.
Lo más importante es que el DRE se prepara de manera secuencial y lógica, lo que permite que incluso los gerentes no financieros interpreten fácilmente la información y comprendan cómo se componen las ganancias netas de la organización y, por supuesto, qué hacer para maximizarlas.
4- Ingresos esperados
El Informe de ingresos esperados se desarrolla en base a la información de las métricas de ocupación que muestra la propiedad diariamente, incluidas las ventas realizadas en el período.
Con él, puede monitorear sus ingresos diariamente, para poder evaluar la evolución de los números, además de utilizar este informe para identificar posibles problemas. De esa manera, puede compararlo con sus informes de llegada, salida y continuos para asegurarse de que sus ingresos estén siempre dentro del rango correspondiente a su tasa de ocupación actual.
5- Ticket mensual medio
El ticket promedio es un indicador del desempeño de las ventas.
El ticket promedio se puede calcular en función del valor monetario de las ventas totales de una empresa dividido por el número de ventas, o el número de clientes y cuál es el valor promedio de sus compras en un período determinado.
En hostelería es importante conocer el ticket medio por huésped, ticket medio de alojamiento por huésped, ticket de consumo medio por huésped y tarifas medias diarias por huésped, para tener datos concretos y evaluar los resultados reales dentro de la empresa. Aumentar la entrada promedio de su hostal o posada es un gran desafío y, a través de los informes de entradas promedio, puede tener una idea de cómo le está yendo a su empresa e invertir en acciones para obtener mejores resultados.
6- Gobernanza
El informe de gobernanza permite al personal de limpieza saber qué habitaciones deben limpiarse y cuándo. Las camareras necesitan saber qué habitaciones están haciendo check out, realizar el cambio completo de ropa de cama, toallas, kit de baño, etc.
Sin este informe, existe un mayor riesgo de no tener habitaciones limpias al hacer los registros de los huéspedes, lo que provoca retrasos desagradables. Además, si un huésped aún no ha realizado el check out a la hora programada, el personal de limpieza sabrá que debe contactar con la recepción y resolver la situación.
Tenga clientes más satisfechos y leales
Los beneficios de trabajar con análisis en tiempo real son muchos, la gestión del hostel se vuelve más asertiva y ágil, el equipo más productivo, la imagen de la empresa mejora y los clientes se vuelven más satisfechos y leales.
Así, utilizar los informes en tiempo real puede contribuir tanto a la agilidad de la toma de decisiones, por la rapidez de la información, como a su asertividad, ya que los datos actualizados son más correctos y específicos.
A través de un buen PMS, puedes tener estos informes de manera fácil e intuitiva, con mayor agilidad en los procesos, reducción de fallas e incertidumbres, previsión de eventos y demandas, ¡además de clientes satisfechos y felices!
