- hqteam
- 17 de April de 2019
El momento del check-in es uno de los más importantes de la experiencia de su huésped. Al mismo tiempo que necesita ser lo más completo posible, todos hacen un esfuerzo para que los procesos no hagan la cosa aburrida para el huésped. Sin embargo, usted necesita disponer del mayor número de datos, y ahí es que nuestra nueva herramienta va a cambiar la realidad de su recepción.
No hay nada que pedir a todos llenar la mano fichas y más fichas. Su equipo de recepción estará dedicado a encantar a su huésped en el momento del check-in y ya crear una relación de confianza, un impacto directo en la experiencia de la persona en la casa.
“El hostal que ya usa el hq tiene los módulos de recepción, emails y motor de venta. El Check-in online viene para incrementar esa colección de herramientas y también marcar el inicio de la creación del módulo de CRM “, adelanta Rogério Minhano, CEO y cofundador de la hqbeds.
Completamente adaptable al móvil, dispositivo más usado por viajeros, usted ya podrá configurar los términos y condiciones del alojamiento para que él conozca y acepte las reglas y políticas del albergue antes incluso de llegar.
Además, la herramienta pide una foto y algunas informaciones de perfil le ayudarán a hacer una lectura previa de ese huésped. Todo esto ya está disponible en pocos clics para que el recepcionista sólo importe los datos y tenga todo rellenado.
A continuación tienes un paso a paso de cómo empezar a usar esta herramienta!
Configurar el registro en línea
El primer paso es configurar el correo electrónico que se enviará el enlace al huésped para realizar el check-in en línea, en nuestra herramienta de correo electrónico tenemos algunas plantillas y lo que vamos a usar es el de “Bienvenida / Checkin Online”. Al igual que en otras opciones, usted tiene total libertad para escribir el contenido en el editor de texto, sólo no puede olvidarse de incluir la variable URL Checkin en línea en el formulario.
Para registrar la plantilla de Bienvenida / Checkin Online accede a Propiedad> Mailing>
Si usted ya tiene una plantilla de este tipo registrada, sólo edite e inserte la variable URL Check-in Online, o cree una nueva plantilla haciendo clic en el botón + Nuevo
Plantilla de plantilla Bienvenido / Check-in Online
Además, puede configurar el tiempo que el correo electrónico se disparará a las horas antes del check-in.
Además de registrar el template, registre sus términos y condiciones. Esta información se utilizará en el formulario del Check-in Online donde el huésped dará una aceptación, el contenido de los términos y condiciones también quedan por responsabilidad del hostel, es importante que usted registre toda la información relacionada con su propiedad para que el huésped sea consciente en el momento que que se realiza el check-in.
Registre sus términos y condiciones en la Propiedad> Setup> Check-in.
Plantilla de Términos y Condiciones del Check-in
Haciendo el Check-in Online
La herramienta es parecida al proceso de check in de un vuelo, el huésped recibirá un email de bienvenida antes del check-in, con acceso al enlace para realizar el check-in.
Ejemplo de e-mail enviado al huésped
Pantalla Principal del Check-in Online con detalles de la reserva
El formulario es simple e intuitivo, el huésped llenará sus datos personales, enviará una foto y aceptará los términos y condiciones de la propiedad para finalizar.
Formulario de Check-in Online
Cargando la foto para el Check-in
Una breve investigación sobre el huésped y la aceptación de los términos y condiciones
Detalles de los Términos y Condiciones
Finalización del Check-in
Recepción confirmando el registro de entrada
Una vez que el formulario se llene, toda la información del huésped estará disponible y ya está vinculada a su reserva. En el momento del check-in la recepción sólo tendrá que importar estos datos.
Utilización de datos de pre-check-in
Datos del huésped importados
Check-in realizado
¿Mi huésped ya está en la casa, puede hacer el check-in en línea?
Sí, si usted recibió una reserva walk-in, en los detalles de la reserva ponemos a disposición el Localizador de Reserva.
Cada reserva tiene su localizador.
Puede copiar este número haciendo clic en el icono del libro. Clicando en el Check-in Online usted podrá copiar la URL y enviar el localizador y la URL para el huésped. Se hace rápido del celular, mucho mejor que llenar la ficha.
