- Karin Nisiide
- 28 de September de 2020
A menudo es posible encontrar administradores de hostels con dudas, preguntándose si realmente vale la pena reemplazar la hoja de cálculo de reserva con el software del hostel. Entre las preguntas diarias, las más frecuentes son: “¿Es hora de abandonar hojas de cálculo, libros y libretas?”, “¿Cuáles serían los beneficios de la tecnología para justificar una inversión?”
Estas dudas son responsables de gran parte de las dificultades de gestión en puntos clave, como el control de reservas, limpieza, mantenimiento y finanzas. Actualmente, sin tecnología, el hostel será gestionado por un cavernícola en un mundo ágil y conectado.
Por ello, en este post separamos las principales diferencias entre el control manual en una hoja de cálculo de reservas y el realizado por software. Por lo tanto, comprenderá cómo esta solución puede promover cambios importantes y mejorar el rendimiento empresarial.
1 – Ficha de reserva con total integración entre diferentes sectores del hostel
En un control por documentos de texto o de hoja de cálculo, en papel o escaneados, los archivos son como islas, absolutamente aislados. Entonces, para responder a cualquier pregunta o decidir sobre cualquier cosa, debemos realizar una serie de acciones para recopilar información, como buscar, revisar pilas de papeles, abrir carpetas, etc.
Lo peor es que, después de todo este esfuerzo, aún será necesario comunicar los cambios a los sectores responsables de las próximas etapas del proceso. Si el cliente ha realizado el check out, se debe aconsejar la limpieza; si se paga, el financiero; si se consumió algo, el stock, etc. Ciertamente conoces este trabajo, ¿no?
Por eso, el software del hostel es, ante todo, una herramienta para integrar y cruzar información. Los programas se dividen en categorías, que corresponden a los sectores y procesos de la empresa. Estos módulos se comunican y comparten datos de forma automática.
Diariamente, la información ingresada en uno de ellos está inmediatamente disponible para todos los interesados. Cuando el cliente compra en un sitio asociado, por ejemplo, habrá cambios en la información mostrada sobre ocupación, ventas, finanzas y similares, sin medidas adicionales.
Por tanto, el colaborador simplemente abre el panel correspondiente a su actividad para encontrar los recursos necesarios para sus tareas.
2 – Organización de informes optimizados
Con el uso del software del hostel, podemos despreocuparnos de los informes. ¡No pasa horas navegando por archivos! Un buen programa muestra información sobre el desempeño del hostel a medida que ocurren los eventos.
Independientemente de si se trata de una reserva, venta, check in o check out, cada cambio será registrado, interpretado y asignado al informe correspondiente. Así, podemos acceder a él con una simple selección de la categoría y el período que deseamos visualizar.
3 – Agilidad en la recopilación de datos e información
Se reduce significativamente el número de acciones para proceder con el procedimiento. Es mucho más práctico insertar un poco de información en un software que pensar, escribir, formatear, organizar, buscar y hacer todo lo demás que requiere una hoja de cálculo, un libro o una libreta.
Sin mencionar que, en un modelo manual, estas acciones se repiten por falta de comunicación. Probablemente haya pasado por la situación de investigar lo mismo, varias veces, por no poder encontrar los registros, ¿verdad?
4 – Optimización del tiempo y demanda de trabajo
La tecnología también es una forma de decir no a la burocracia, los procesos interminables y los pasos sin sentido. El software del hostel agiliza todas las demandas laborales, como la emisión de facturas, el registro de eventos contables, el registro de reservas, el seguimiento de la ocupación de la habitación, etc.
5 – Hoja de trabajo de reserva de manera eficiente a la hora de tomar decisiones y crear estrategias
Al buscar en anotaciones manuales o en una hoja de cálculo, difícilmente obtendremos una comprensión del todo, por lo tanto, estaremos más expuestos a errores. Esto es lo que sucede cada vez que reservamos una habitación no disponible o entregamos la llave de un lugar que aún no se ha limpiado, por ejemplo.
Por este motivo, la tecnología organiza toda la información necesaria para tomar una decisión sobre gráficos, paneles, cuadros, listas y otros elementos visuales. En consecuencia, no tendremos dificultad en resolver problemas, cumplir tareas o planificar el rumbo del negocio, ¡todo estará a nuestro alcance!
Así, el software para el hostel nos ofrece un nuevo nivel de eficiencia en la gestión, mejorando procesos, informes y decisiones. Por lo tanto, abandone las soluciones de la última década y adopte un recurso más apropiado para el día de hoy. Esto marcará la diferencia en los próximos meses para la reanudación de las actividades turísticas.
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