Consejos de Hqbeds: conozca 5 herramientas en línea para organizar el trabajo de recepcionista de hostel

Consejos de Hqbeds: conozca 5 herramientas en línea para organizar el trabajo de recepcionista de hostel

El trabajo de recepcionista de un hostel generalmente va más allá de la función básica de dar la bienvenida a las personas. Es bastante común que este profesional también actúe como un tipo de secretaria “más cool”, que tiene que programar reuniones, contestar llamadas telefónicas, responder mensajes en aplicaciones de mensajería como WhatsApp, organizar recorridos, flujo de efectivo, dejar que la música suene, u otras actividades de gestión y servicio al cliente.

Por esta razón, conocer las herramientas de organización en línea es muy importante. En la publicación de hoy, hemos seleccionado 5 herramientas para usted, recepcionista de hostel, para organizar mejor su trabajo y hacerlo aún más agradable. ¡Compruébalo!

Calendario en línea

Una de las principales herramientas que deberían usarse en la recepción de un hostel es el calendario en línea, porque en la era tecnológica, es casi un “pecado administrativo” seguir usando calendarios en papel.

El calendario en línea permite una organización rápida y ágil, evitando errores comunes, como programar más de una cita o recorridos al mismo tiempo u olvidar eliminar una hora que se canceló, por ejemplo. Existen varios sitios web que pueden servir como calendario en línea, como Google Calendar, Business Calendar y DigiCal.

Skype

La comunicación en un hostel debe ser rápida y práctica. Para esto, el uso de aplicaciones de mensajería, como Skype, es muy recomendable para este tipo de establecimiento.

Puede usar Skype para enviar mensajes cortos, como advertencias, anuncios o preguntas al personal y otros profesionales del hostel. Esto les permitirá responder, cuando el tiempo lo permita, sin tener que interrumpir sus actividades.

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Dropbox

El almacenamiento de archivos, como documentos antiguos de huéspedes o incluso formularios que generalmente deben completarse, también puede considerarse el trabajo de un recepcionista. Sin embargo, dejar todos estos archivos en su computadora es peligroso, dado que en caso de que el equipo se descomponga o contraiga un virus, todo se pierde.

Dropbox permite el almacenamiento gratuito de archivos en la nube. Esto le permite cargar estos materiales y almacenarlos en el entorno en línea y acceder a ellos en cualquier computadora o dispositivo móvil que esté conectado a Internet.

WeTransfer

¿Sabe cuándo necesita enviar archivos específicos a huéspeds, socios o proveedores? Es común en tales situaciones que los archivos sean demasiado pesados ​​para enviarlos por correo electrónico.

Una idea para resolver este problema es usar WeTransfer, una herramienta en línea gratuita que permite la transmisión de archivos de manera rápida y conveniente. Fácil de usar, con WeTransfer, solo necesita cargar los archivos que desea transferir y el destinatario recibirá un correo electrónico con el enlace de descarga.

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Software de gestión del hostel

La diferencia del software de gestión de hostels es que centraliza la mayoría de las funciones mencionadas anteriormente!

Con un sistema puede, por ejemplo, optimizar el tiempo dedicado a actividades manuales, acceder a los registros e incluso contactar a los huéspedes automáticamente. Estos programas se hacen pensando en la realidad de un hostel, facilitando enormemente el trabajo del recepcionista.

Con el software de gestión hotelera hqbeds, por ejemplo, podrá confirmar reservas, enviar mensajes de bienvenida, despedidas e información de registro y salida utilizando plantillas personalizables. Además, por supuesto, tiene mucho más seguridad en su inventario, efectivo y gestión financiera.

Y usted, ¿utiliza alguna herramienta que facilite su trabajo como recepcionista de un hostel? ¡Comparte con nosotros en los comentarios! ¡Y siga todo el contenido nuevo de hqbeds! : D

Imagenes: Unsplash.







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