Envíe correos electrónicos automáticos con la herramienta Mailing de HQ

El e-mail sigue siendo uno de los medios de comunicación más utilizados e importantes en los días de hoy, ya sea para uso como recordatorios, avisos y confirmaciones de algún evento. Además, su uso puede ser tanto formal como informal.

Su equipo probablemente envía varios correos electrónicos diariamente, ya sea para confirmar una reserva, para enviar informaciones, términos y condiciones del hostel, o incluso cancelaciones de reservas, entre otras situaciones.

El proceso de responder correos electrónicos diariamente es necesario, pero existe una forma de estrechar la relación del hostel con el huésped: a través de e-mails de pre y post reservas, haciendo su servicio más completo y repasando toda la información necesaria al huésped antes incluso de que él lo cuestione.

¡El hq puede automatizar eso para usted!

Disponemos de varios tipos de temlates, para ser enviados conforme el status de la reserva de su huésped vaya cambiando. De esta forma, el sistema automáticamente acompañará todo el ciclo de la estancia de su huésped, sin que su recepción necesite ejecutar ninguna acción después de que las templates estén registradas y activadas.

Como ejemplo, un flujo para el envío de los e-mails sería:

1. El huésped hizo una reserva. Inmediatamente, el hq enviará un e-mail del tipo Nueva Reserva. Este e-mail tendrá información como los detalles de la reserva (fecha de check in y out, datos de alojamiento, valores y otra información), según se va a configurar.
2. Horas antes del check-in, el huésped recibirá otro correo electrónico del tipo Bienvenida, donde usted puede guiarle a hacer el check-in online, informar detalles del check-in, desayuno de la propiedad, etc.
3. Con el huésped en la casa, horas antes del check-out, recibirá un e-mail del tipo Verificación de Hospedaje, avisando que la fecha del check-out está llegando, y si él quiere quedarse más días, que no se olvide de extender sus diarias junto al recepcionista, por ejemplo.
4. Horas después del check-out del huésped, será un e-mail del tipo Despedida, donde usted podrá agradecer por la preferencia, y aún pedirle que le dé un feedback de cómo fue su experiencia en el hostel, en las herramientas que usted prefiera, como google o TripAdvisor, dejando un enlace directo para facilitar.

Este sería un flujo de ejemplo. Tenga en cuenta que cada tipo de template está conectado al estado de la reserva, pero en todos los tipos de template que el hq ofrece, el contenido es libre para usted personalizar de su manera!

Cómo utilizar la herramienta dentro del HQ

Para empezar a utilizar la herramienta, basta con registrar las plantillas en Propiedad> Mailing> Templates
Haga clic en + Nuevo y registre el contenido del tipo de plantilla deseado. Con la ayuda de las variables, que se encuentra en el menú Variables del editor de texto, puede introducir información que varían según la reserva, como nombre y apellido del huésped, fechas de check in y check out, habitación, valor de la reserva, enlace para el Check in Online, etc.

Los tipos de plantillas están disponibles para su registro en Portugués, Inglés y Español.

Vea este ejemplo de plantilla del tipo Nueva Reserva:

En algunos tipos de plantillas, puede definir el tiempo de disparo, configurando el envío a horas antes o después de la acción deseada

Para confirmar que el correo electrónico ha sido enviado al huésped, utilice el Informe de envíos, donde podrá informar la fecha y hora del envío.

Más información en nuestra central