Checklist para inventario de stock

Prestar la debida atención a la gestión de inventario es una de las tareas más importantes de todas y cada una de las empresas, y en la industria hotelera no sería diferente. ¡Así que hablemos de la lista de verificación del inventario!

Ya sea para uso interno o para el consumo de los huéspedes, el control de inventario eficiente es una parte muy importante del presupuesto de un hotel, y su administración adecuada se reflejará positivamente en el desempeño financiero de la empresa.

La gestión de inventarios de hoteles, hostales y posadas controla la cantidad de productos en su empresa y es fundamental para evitar consumos internos excesivos y pérdidas de producto, así como para evitar la insatisfacción de los huéspedes por la falta de un determinado producto. Además, es la mejor manera de asegurar que no exista desviación de ningún artículo, o exceso de materiales almacenados, lo que incluso puede resultar en problemas en el flujo de caja.

Especialmente en tiempos de crisis, como la generada por el coronavirus, el control de stock es fundamental para una gestión más eficiente, generando los siguientes beneficios:

• Reducción de pérdidas: la reducción de pérdidas es uno de los elementos importantes de la reducción de costos que se debe implementar lo antes posible en un escenario de reducción de ingresos.
• Comprensión del consumo: conocer el perfil de consumo por número de comensales permite crear patrones de consumo, desde ingredientes de alimentos y bebidas preparados hasta productos de limpieza. Identifica cuando el consumo de estos artículos está por encima de la media y, por tanto, actúa para evitar el desperdicio.
• reducción del capital de trabajo.

¿Cómo hacer un control de inventario? ¿Por dónde empezar?

Es importante comprender cómo funciona su empresa para iniciar un control de inventario eficiente. ¿Qué elementos son los más utilizados y necesitan un reemplazo constante? ¿Qué pasa con los artículos menos usados? ¿Está comprando cantidades más pequeñas para evitar pérdidas?

Un cierto nivel de pérdida se considera aceptable, por ejemplo, una botella rota, pero es importante controlar el uso de los productos en stock para comprender cómo se consume su hotel o posada.

En la gestión de stock es importante considerar artículos de 5 grupos:

• los artículos de ajuar (por su coste unitario y también por la cantidad de veces que están expuestos al riesgo de pérdida, especialmente cuando se envían a lavanderías externas);
• los artículos que se venden a los huéspedes en la recepción o en el minibar (generalmente A&B o Alimentos y Bebidas, pero también productos que se venden en las tiendas);
• elementos que son ingredientes para preparar desayunos, meriendas y comidas (ingredientes A&B);
• amenidades (artículos ofrecidos a los huéspedes con reemplazo directo, en habitaciones o piscinas);
• artículos para uso interno como productos de limpieza.

Tipos de inventario

Existen 3 tipos de inventarios para que los apliques en su hotel, hostal o posada:

• Rotativo: en este tipo, la frecuencia de recuento del stock está predefinida: mensual, quincenal, semanal o diaria. Este formato se aplica generalmente en establecimientos con una alta rotación de productos.
• Periódico: aquí, los productos se cuentan al final de un período determinado. El objetivo principal es actualizar la información en el sistema de inventarios, corregir cualquier falla y obtener estados financieros detallados.
• Inventario general: normalmente para realizar el inventario general es necesario interrumpir la actividad del establecimiento, ya que se trata de contar todos los inventarios del hotel – ajuar, alimentos, bebidas, utensilios, mobiliario, etc. -, comparando el físico con el registrado.

Checklist para comenzar su inventario  

 1. Elija el tipo de inventario

Rotatorio, periódico o general. Recuerda siempre considerar la dinámica de su establecimiento y cumplir con la frecuencia determinada por el modelo elegido.

2. Elige qué día se llevará a cabo

Preferiblemente, elija una fecha con menos movimiento en el hotel, informe al personal y señale que, durante el conteo, es importante que no se realice ningún movimiento para garantizar el éxito del procedimiento y sus resultados.

3. Defina una persona responsable

En un hotel muchas personas tienen acceso al stock, por lo que definir un profesional o un equipo responsable de la gestión y control de los elementos de la hospitalidad es fundamental.

También es importante que el equipo reciba capacitación y esté actualizado y calificado para utilizar las herramientas tecnológicas y digitales de los sistemas.

4. Organiza los artículos por categoría

La organización de los productos en categorías específicas facilita el seguimiento del uso de los artículos. Esta acción deja más claro qué hay que comprar, intercambiar o no.

Además de esta separación por categorías, coloque los artículos del inventario en estantes y gabinetes. El almacenamiento facilita la búsqueda rápida de artículos cuando se solicitan.

5. Empiece a contar y cuente con la tecnología

Cada artículo debe contarse y sumar sus unidades. El consejo es hacer siempre un recuento para confirmar los números.

El proceso puede ser hecho manualmente, dependiendo del tamaño de su hotel o posada. Pero la ayuda de la tecnología siempre es bienvenida. Existen varios software de gestión en el mercado que cuentan con herramientas para preparar y controlar el inventario de una forma más segura y actualizada.

Mantenimiento de inventario

Hacer y mantener el inventario de stock de su hotel requiere tiempo y dedicación y puede parecer costoso. Sin embargo, la práctica es una estrategia fundamental para la salud financiera del negocio y para la imagen que se transmite a los clientes.

Si se realiza de forma periódica, y con la ayuda de sistemas específicos, el mantenimiento de la información se incorporará de forma orgánica a las actividades diarias del hotel y sus beneficios se materializarán pronto.

Una de las formas más eficientes de aumentar sus ganancias es comprender y reducir los costos con los productos en stock. ¡Utilice las herramientas disponibles en el mercado y comience ahora mismo!