- hqteam
- 19 de junho de 2019
O e-mail ainda é um dos meios de comunicação mais utilizados e importantes nos dias de hoje, seja ele para uso como lembretes, avisos e confirmações de algum evento. Além disso, o uso dele pode ser tanto formal como informal.
Sua equipe provavelmente envia vários e-mails diariamente, seja para confirmar uma reserva, para enviar informações, termos e condições do hostel, ou até mesmo cancelamentos de reservas, entre outras situações.
O processo de responder e-mails diariamente é necessário, mas existe uma forma de estreitar a relação do hostel com o hóspede: através de e-mails de pré e pós reservas, tornando seu serviço mais completo e repassando todas as informações necessárias ao hóspede antes mesmo de ele questionar.
O hq pode automatizar isso para você!
Disponibilizamos vários tipos de templates, para serem enviados conforme o status da reserva do seu hóspede for alterando. Dessa forma, o sistema automaticamente acompanhará todo o ciclo da estadia do seu hóspede, sem que sua recepção necessite executar nenhuma ação depois que os templates estiverem cadastrados e ativados.
Como exemplo, um fluxo para envio dos e-mails seria:
- O hóspede fez uma reserva. Imediatamente, o hq enviará um e-mail do tipo Nova Reserva. Esse e-mail terá informações como os detalhes da reserva (data de check in e out, dados da acomodação, valores e outras informações), conforme você irá configurar.
- Horas antes do check-in, o hóspede receberá outro e-mail do tipo Boas Vindas, onde você pode orientá-lo a fazer o check-in online, informar detalhes do check-in, café da manhã da propriedade, etc.
- Com o hóspede na casa, horas antes do check-out, ele receberá um e-mail do tipo Verificação de Hospedagem, avisando que a data do check-out está chegando, e caso ele queira ficar mais dias, que não se esqueça de estender suas diárias junto ao recepcionista, por exemplo.
- Horas depois do check-out do hóspede, será um e-mail do tipo Despedida, onde você poderá agradecer pela preferência, e ainda pedir pra ele dar um feedback de como foi sua experiência no hostel, nas ferramentas que você preferir, como google ou TripAdvisor, deixando um link direto para facilitar.
Esse seria um fluxo de exemplo. Note que cada tipo de template está ligado ao status da reserva, mas em todos os tipos de templates que o hq disponibiliza, o conteúdo é livre para você personalizar do seu jeito!
Como utilizar a ferramenta dentro do HQ
Para começar a utilizar a ferramenta, basta cadastrar os templates em Propriedade > Mailing > Templates
Clique em +Novo e cadastre o conteúdo do tipo do template desejado. Com a ajuda das variáveis, que fica no menu Variáveis do editor de texto, você poderá inserir informações que variam de acordo com a reserva, como nome e sobrenome do hóspede, datas de check in e check out, quarto, valor da reserva, link para o Check in Online, etc.
Os tipos de templates estão disponíveis para cadastro nos idiomas Português, Inglês e Espanhol.
Veja esse exemplo de template do tipo Nova Reserva:
Em alguns tipos de templates, você pode definir o tempo de disparo, configurando o envio para horas antes ou depois da ação desejada
Para confirmar se o e-mail foi enviado para o hóspede, utilize o Relatório de Envios, onde poderá informar a data e hora do envio.
Saiba mais em nossa central PT
