Entenda como funciona a automação de pagamentos para seu hostel

A automação hoteleira vem ganhando cada vez mais espaço no setor, visando proporcionar experiências cada vez mais personalizadas e completas aos hóspedes. Afinal, nesta era digital, a tecnologia já faz parte das expectativas dos clientes. Em todo mundo, surgem cada vez mais sistemas que proporcionam autonomia ao hóspede, capacitando-o a executar comandos diversos pelo smartphone ou tablet, como a automação de pagamentos.

É fundamental ter em mente que os adventos digitais surgem para auxiliar o ser humano, não para substituí-lo. Ou seja, o hóspede, sobretudo o brasileiro, ainda requer atenção e atendimento humanizado. Mas, ao fazer o uso correto dessas ferramentas dentro do seu estabelecimento, você terá uma oportunidade de posicionar melhor o seu hostel, hotel ou pousada perante o seu cliente, aprimorando seu negócio.

Dentre essa gama de ferramentas que dão autonomia ao hóspede, surgiu a automação de pagamentos, um sistema criado com intuito de facilitar os trâmites financeiros dentro do estabelecimento hoteleiro.

Como funciona a automação de pagamentos?

O hóspede atual busca um bom atendimento desde o momento da escolha do hostel, no planejamento de sua viagem. Ele quer uma confirmação da reserva imediata, pois já programou seus gastos com antecedência. Quer segurança dos seus dados e agilidade na comunicação. E ele quer ter certeza de que está tudo certo com a reserva, sem ter que perguntar.

Com uma plataforma de automação de pagamentos dentro do seu sistema de gestão, suas reservas serão automaticamente cobradas, de acordo com as suas regras pré-estabelecidas  de cobrança. E seu hóspede receberá a confirmação deste pagamento de forma imediata.

A integração com o sistema ainda possibilita pagamentos de consumo e extras no seu estabelecimento, possibilitando que o recepcionista faça todos os pagamentos de maneira segura e sem manipulação dos dados do cartão. Os dados são disponibilizados apenas para a entidade bancária que fará a cobrança, e não para o recepcionista, evitando fraudes e erros manuais.

Dessa forma, seu estabelecimento terá mais segurança, agilidade e assertividade nas transações.

Quais são as funcionalidades da automação de pagamentos?

Com a automação de pagamentos, vários mecanismos podem ser melhorados dentro do seu hostel, otimizando as atividades operacionais do setor financeiro. Por isso, listamos as principais funcionalidades que os melhores sistemas de automação de pagamentos possuem:

Cobrança antecipada de diárias

Acabam-se as horas em que você ou o seu gerente se dedicam fazendo as cobranças de cada reserva.

Você pode configurar seu sistema de automação para que faça as cobranças de forma automática. E o melhor, sem manipulação dos dados do cliente, como é em uma cobrança digitada. Dessa forma, poderá delegar essa função para o recepcionista sem se preocupar com a segurança dos dados do cliente.

Também acabam os problemas de reservas frias ou no shows. Com a automação de pagamentos, todas as reservas confirmadas serão cobradas antecipadamente. Além disso, diminui o medo de algum hóspede sair sem pagar, deixando prejuízo para o hostel.

Integração de processos

Com uma ferramenta de pagamentos integrada ao sistema de gestão, você irá otimizar e padronizar os processos da sua recepção e evitar erros manuais.

Os processos de recepção estarão também integrados com os do departamento financeiro, gerando relatórios e facilitando a gestão financeira do seu estabelecimento.

Integração com o check-in online

Algumas soluções do mercado estão integradas também com o check-in online. Dentro dessa ferramenta, o cliente poderá adicionar produtos ou serviços, autorizar o pagamento de consumos extras, através do seu próprio celular.

Os dados do cartão ficarão salvos com segurança dentro do sistema, para os demais consumos dentro de sua estadia no hostel, e a cobrança poderá ser feita no check out com o consentimento prévio do cliente. E tudo isso com um só clic dentro do sistema de gestão.

Assim, você terá a possibilidade de aumentar o ticket médio do seu hostel com segurança, sem se preocupar com aquele hóspede que sai sem pagar a conta.

Otimização da gestão financeira

Um sistema de automação de pagamentos otimiza a sua gestão financeira. Você estará no controle das suas finanças, pois 30 dias após a reserva, o dinheiro já vai estar na sua conta, sem que você faça nenhum esforço. 

Esse tipo de sistema também conta com um portal marketplace, onde você consegue fazer toda a gestão, relatórios, estornos, antecipações, etc, de maneira simples e segura.

Segurança para o hóspede e o colaborador

Em tempos de pandemia, todo cuidado é pouco. Com um sistema de automação de pagamentos, você dará maior segurança tanto para o hóspede como para o colaborador: a sua recepção não precisará manipular dinheiro ou cartão de crédito, evitando assim o contato de ambos com objetos que podem estar contaminados.

Isso demonstra o cuidado do seu estabelecimento para com o seu cliente, trazendo uma maior satisfação ao usuário.

Fazer cobrança, e principalmente falar dela, nunca é uma tarefa fácil. Tornar isso automático por meio do seu sistema deixa a sua recepção livre pra fazer o que de fato nos diferencia: atender bem e ser anfitriões. A cobrança da reserva já foi feita, e a chegada do hóspede é o momento de falar de coisas boas e de começar a aproveitar a viagem. E sua gestão financeira agradece! Baixe o ebook “Guia definitivo de boas práticas para gerentes de hostels e pousadas“.