Dicas de planejamento financeiro para sair do vermelho

O planejamento financeiro continua sendo um desafio para os empreendedores brasileiros.

Se a organização financeira pessoal já é difícil, em uma empresa, é ainda pior: um negócio envolve capital de giro, datas de pagamento e de recebimento e salários de funcionários, por exemplo.

No setor de hostels, muitos dos empreendedores vêm de outras áreas de atuação, onde não tiveram uma base de conhecimento voltada para o planejamento financeiro empresarial, e muitos ainda acabam misturando o pessoal com o empresarial.

Muitos dos nossos negócios não possuem recursos para contratar alguém especializado, e abrem mão de uma das funções mais importantes dentro de uma empresa – a de saber se a empresa tem lucro ou não.

Se arrumar sua empresa é uma meta para este ano, confira estas dicas para melhorar o desempenho de sua empresa e sair do vermelho:

Entenda a sua situação financeira

O primeiro passo para sair do vermelho é entender como está sua situação. 

Faça um diagnóstico aprofundado da sua situação financeira, mapeando criteriosamente tudo que entra, tudo que sai e quanto sobra no final (ou quanto fica negativo). Além disso, pontue todas as suas dívidas anteriores.

Com base nessa análise, você precisa estabelecer um replanejamento financeiro.

Sabendo onde você está, é possível estabelecer onde você quer chegar.

Economize e substitua 

Após identificar exatamente para onde vai cada centavo da empresa, você precisa definir prioridades e cortar o que não for realmente essencial para os resultados do negócio. 

Em primeiro lugar, analise todos os gastos fixos de sua empresa: internet, aluguel, contador, etc. Tente renegociar contratos ou realizar troca de fornecedores.

Logo, faça uma análise dos gastos variáveis, como lavanderia, fornecedores de produtos de limpeza, café da manhã etc. Faça uma nova cotação de preços, verifique novos fornecedores e negocie valores. Muitas vezes, o empreendedor escolhe o fornecedor mais conveniente, sem pesquisar muito, mas em épocas de vacas magras, precisamos focar nesses detalhes.

Pequenos itens do dia a dia, como copos descartáveis, papel e materiais de escritório precisam ser reduzidos. Assim como contas de telefone, água e energia.

Analise todas as áreas onde puder haver redução e uso mais eficiente dos recursos, seja mais sustentável.

Veja também se não é hora de cortar funcionários que não se empenham e redistribuir funções.

Alinhe muito bem esta nova postura com a sua equipe. Todo mundo precisa se conscientizar e passar a contribuir para enxugar as contas da empresa.

Mas cuidado! Tente não cortar nenhum recurso que esteja dando resultado – por exemplo, uma propaganda bem sucedida ou um incentivo aos funcionários que traga mais produtividade.

Leia mais em Dicas práticas para reduzir gastos no seu hostel

Renegocie suas dívidas

Com uma simples conversa, é possível estender o prazo de pagamento ou abaixar o valor diante de uma entrada imediata, por exemplo. Fornecedores costumam ser mais compreensivos do que os bancos e o governo nesse sentido.

Em uma situação de crise financeira, o empreendedor não pode se envergonhar em pedir mais tempo para obter recursos.

Tente negociar aquela condição que lhe possibilite saldar a dívida da forma que ela caiba no orçamento da empresa. Afinal, para o fornecedor, antes pago com prazos do que não pago!

Leia mais em Contas a Pagar: realizando a gestão e entendendo a diferença entre a data de competência e data de pagamento

Foque no seu fluxo de caixa atual e futuro

Você sabe o que é um fluxo de caixa? Pois deveria: ele mostra como seu negócio está de saúde, e deve ser acompanhado todos os dias.

Ele é um indicador que apresenta uma somatória dos seus ganhos e gastos em um certo período de tempo. Quando você usa seu fluxo de caixa e registra o que tem a pagar, você antecipa períodos de dificuldade.

Registrando uma despesa que deverá ser quitada daqui a dois meses, por exemplo, você já antecipa um saldo negativo no futuro. Assim, já pensa em estratégias para cobrir o gasto e não cair em dívidas.

Leia mais sobre fluxo de caixa em Os tipos de fluxo de caixa que sua propriedade deve ter

Separe o pessoal do empresarial

Muitos donos de hostel moram no próprio hostel, ou acabam fazendo do hostel uma extensão de sua casa. Em muitos casos, costumam misturar as contas pessoais com as da empresa. Quando as contas de casa apertam, as reservas do negócio são esvaziadas para pagar essas dívidas pessoais, e vice versa.

Porém, ao retirar do montante da sua própria empresa, você está prejudicando as possibilidades de ganhar mais e sair do vermelho de forma sustentável.

Por isso é essencial separar os caixas. Se a empresa vai mal, o mais sensato é você reduzir os custos pessoais também, ao invés de sacrificar a saúde financeira da empresa.

Leia mais no ebook gratuito Como transformei o hostel lifestyle em um negócio rentável

Passada a turbulência, faça um planejamento futuro

Ninguém entra em um negócio pensando em ter prejuízos. Mas a maioria dos empreendedores já teve seus momentos de dificuldade.

Se sua empresa passou ou está passando por isso, você deve assumir a responsabilidade e contornar a situação para trazer seu negócio de volta à estabilidade. 

Passada a turbulência, considere fazer um planejamento estratégico e financeiro para que esta situação não volte a acontecer.

Invista em um sistema de gestão hoteleira

A primeira vista, parece muito complicado pensar em todo esse processo.

Mas você pode profissionalizar o cuidado com as contas da sua empresa através de um sistema de gestão. 

O hqbeds possui ferramentas que podem te auxiliar nesse processo, e permite que você tenha documentadas partes importantes do negócio, sem o trabalho braçal de ter que completar diariamente um papel ou uma tabela do Excel. 

Ter tudo registrado vale a pena: quando esse cadastro não existe, é muito difícil ver a situação real do empreendimento, ver qual o tamanho do seu lucro ou do seu prejuízo. Sem isso, não tem como desenvolver um plano de ação.