Descubra como utilizar a ficha de registro do hóspede

Ter um bom cadastro de hóspedes pode ser uma ótima estratégia para aprimorar a experiência dos seus hóspedes e promover ações promocionais. Afinal, com base ficha de registro do hóspede, é possível não apenas atendê-los de forma personalizada, como também atrair novos viajantes com características semelhantes.

Bons benefícios, certo?

Porém, uma ficha de registro de hóspedes só funciona se for bem estruturada. Ou seja, precisa agregar informações realmente importantes e organizá-las de maneira sistemática e funcional. Quer saber como fazer isso? Confira abaixo as dicas da hqbeds!

Por que é importante coletar dados usando ficha de registro do hóspede?

Pesquisas mostram que experiências personalizadas no mercado de hostel podem levar a um aumento de gastos de clientes de até 140%. Porém, isso só é possível se você conhecer de fato seu público.

Portanto, está aí um bom motivo para você investir em uma ficha de registro de hóspedes em seu hostel ou pousada. Afinal, é isso que permitirá que você analise as características comuns aos seus clientes e, consequentemente, compreenda quais são as principais necessidades e desejos de quem se hospeda em sua propriedade.

Quais dados devem ser coletados em uma ficha de registro do hóspede?

Além de saudar o hóspede com boas-vindas, é parte essencial do processo de check-in verificar se todas as informações de reserva estão atualizadas no cadastro. Mas não é só isso. Este também é um dos momentos que você pode usar para formar um bom cadastro de hóspedes!

Neste sentido, estas são algumas das informações que você não pode deixar de coletar assim que um novo hóspede entrar em seu hostel ou pousada:

• Nome: quando escrito corretamente, mostra cuidado e atenção no processo de reserva, recepção e posterior envio de ofertas.
• Data de nascimento: é uma forma de saber quando presentear os hóspedes com um mimo ou uma mensagem especial.
• Telefone e e-mail: manter uma comunicação próxima com o cliente – seja por ligação, SMS, WhatsApp, redes sociais ou e-mail – é uma forma de prolongar um relacionamento com um hóspede que pode retornar ao seu estabelecimento no futuro ou, ainda, indicar seu hostel ou pousada a amigos. 
• Endereço: para entender se seu hóspede tem chances de retornar com frequência ao seu hostel ou pousada ou até para enviar materiais promocionais ou brindes essa informação é muito importante!

Além disso, lembre-se de solicitar que o hóspede preencha a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH). Para facilitar, você pode enviá-la por e-mail ou mensagem logo na confirmação da reserva.

Sempre busque mais informações específicas sobre seus hóspedes

Saber quanto gastam, quais são os principais motivos das viagens, possíveis restrições alimentares, por exemplo, ajuda a promover melhor experiência. Além disso, também vale registrar dados como tipo de acomodação, tempo de hospedagem, tarifas pagas e pedidos extras ou especiais solicitados pelos hóspedes. Afinal, essas informações também podem ajudar na personalização do atendimento. 

Dessa forma, você saberá, por exemplo, se precisa remover itens do quarto de um hóspede caso ele seja alérgico a algum alimento ou não consuma determinadas bebidas. Isso com certeza fará a diferença na experiência deste cliente.

Como utilizar os dados coletados para aprimorar a experiência do seu hóspede?

Antes de iniciar um esforço sério para coletar e organizar dados dos seus hóspedes, defina onde você irá armazenar e acessar essas informações. No início dessa jornada, criar uma planilha em plataformas como Google Drive pode ser interessante. Porém, o mais recomendado é a adoção de uma plataforma de CRM.

Aliás, vale lembrar que suas soluções tecnológicas precisam estar interligadas para gerar os efeitos necessários. Ou seja, seu CRM deve “conversar” com seu sistema de reserva, por exemplo. 

No entanto, definir onde estes dados serão armazenados e passar a coletar as informações de seus clientes são apenas os passos iniciais deste processo. As etapas seguintes dizem respeito à análise das informações coletadas e à criação de ações que ajudem a engajar os clientes cadastrados e atrair novos hóspedes com base nos dados levantados.

E aí, pronto para utilizar uma ficha de registro de hóspedes para melhorar o seu atendimento? Aproveite e baixe o ebook “Introdução à gestão de hostels” – um guia completo para quem busca iniciar ou aprimorar seus trabalhos no mercado de hostels ou pousadas.