Contas a Pagar: realizando a gestão e entendendo a diferença entre a data de competência e data de pagamento

Contas a Pagar: realizando a gestão e entendendo a diferença entre a data de competência e data de pagamento

Ter o controle apurado de suas finanças é muito importante para sua propriedade, mas não basta apenas controlar o faturamento de pagamentos de reservas, vendas de consumação e outros serviços.

Para saber exatamente o que acontece com a saúde financeira do seu negócio, é preciso registrar todas as receitas e despesas: esse é o tema que vamos abordar na dica de hoje.

Você ainda gerencia suas despesas em planilhas ou em cadernos, de forma “old school”? Se a resposta for afirmativa, aconselho a mudarmos isso urgentemente. Esse tipo de gerenciamento está totalmente ultrapassado e aumenta ainda mais as chances de erro humano, como duplicidade de dados ou falta de lançamentos.

Para isso, o hq fornece uma ferramenta que vai trazer menos erros e mais agilidade nos processos de gestão. Com a ajuda da ferramenta de Contas a Pagar do hq, vamos ajudar você a entender exatamente os dados que está preenchendo para que no futuro faça a gestão de forma correta e 100% automatizada.

Controlando o contas a pagar

No Contas a pagar, deve-se lançar todas as despesas que a propriedade possui, como aluguel, contas de luz, água, telefonia, internet, salário do staff, manutenções e outros tipos de serviços.

Faça o registro de todas as despesas relacionadas à propriedade para ter um controle rigoroso e real sobre as operações.

Com os lançamentos devidamente registrados, você poderá monitorar quais contas deverão ser pagas e quando pagá-las, com o auxílio dos relatórios no módulo financeiro do hq. Veja alguns exemplos:

Através do Financeiro > Contas a Pagar poderá ser gerado os seguintes relatórios

Contas à pagar por data de vencimento:

Contas à pagar por data de competência:

Contas pagas por data de pagamento

Entendendo a diferença entre datas de competência e data de pagamento

Algumas dúvidas são comuns, como por exemplo: qual a diferença entre a data de competência e a data de pagamento?

A data de pagamento acontece quando é realizado o pagamento da despesa, ou seja, quando houve a saída do dinheiro do seu banco ou caixa, independente de quando aquela o serviço ocorreu.

Já a data de competência é a data de quando aconteceu o serviço, independente se o pagamento já foi efetuado ou não.

Veja esse exemplo:

Houve uma reforma em um dos quartos da propriedade que foi finalizada dia 20/06/2019. O prestador do serviço, ao finalizar, emitiu uma nota fiscal no valor de R$ 5.000,00 e ficou combinado que o pagamento seria realizado 30 dias após a entrega do serviço, ou seja, no dia 20/07/2019.

 Em Financeiro > Contas a Pagar vamos registrar essa despesa da seguinte forma:

Podemos identificar nesse exemplo que a data de competência foi 20/06/2019 e a data de vencimento dia 20/07/2019, assim como será a data do pagamento.

 

Controlando a data de competência em despesas parceladas

Em despesas parceladas, é preciso ter alguns cuidados com os dados registrados.

A data de competência, em alguns lançamentos, será sempre igual. Será usada a data do acontecimento do serviço em todas as parcelas, e usando a ferramenta de quotas do hq fica muito mais fácil cadastrar as parcelas. Será necessário fazer apenas o primeiro lançamento e o hq cuidará do restante.

 Veja este exemplo:

Lançando uma despesa que foi realizada em 5 parcelas com intervalos de 30 dias entre as parcelas, mas o vencimento das parcelas precisa ser todo dia 25:

Nesta imagem, podemos notar que o mês de competência é julho, a primeira parcela do vencimento é 25/08/2019, no valor de R$ 500, o número de quotas são 5 e a frequência entre as quotas são de 30 dias.

Como o vencimento deve ser todo dia 25, a opção Repetir dia data de Vencimento está selecionada, assim como a opção de Congelar a data de competência, que significa que para as demais parcelas que serão criadas automaticamente o mês de competência sempre será julho.

 Parcelas lançadas com data de competência congelada:

Categorize suas despesas usando Plano de Contas

No dia a dia, são registradas diversas despesas de serviços ou eventos distintos, e uma forma de melhorar a gestão para obter uma visualização mais organizada em relatórios é agrupando os lançamentos em despesas do mesmo tipo.

Além disso, o Plano de Contas é aliado da contabilidade para elaborar demonstrações contábeis como Fluxo de Caixa e balanço patrimonial da empresa, e outros dados contábeis.

No hq cadastre seu plano de contas, receitas e despesas de forma simples. Acesse Financeiro > Tabelas Cadastrais > Plano de Contas e faça o cadastro.

 Tela Principal Plano de Contas

Aplicando filtro de conta despesa específica no Relatório de Contas a Pagar

        

Gerando Relatórios de Despesas agrupadas por categorias

Com o plano de contas devidamente cadastrado e já aplicadas nos registros, você poderá obter valores de cada conta despesa de forma separada em determinado período e filtrando por datas de competência, pagamento, vencimento e criação utilizando em Financeiro > Relatório de Despesas.

Veja esse exemplo:

Relatório de Despesas por data de competência

Relatório de Despesas por data de pagamento

Relatório de Despesas por data de vencimento simplificado

O financeiro não é apenas seu faturamento. Não fique às cegas com suas despesas, faça a gestão do jeito certo. Aplique os fluxos, saiba se está lucrando como o esperado, identifique os principais gastos e tente encontrar alternativas para abaixar os custos.

Com a ajuda das ferramentas que o hq oferece você terá menos trabalho e mais tempo para o foco principal!

Veja mais detalhes em nossa Central








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