- hqteam
- 17 de abril de 2019
O momento do check-in é um dos mais importantes na criação da experiência do seu hóspede. Ao mesmo tempo que ele precisa ser o mais completo possível, todos fazem um esforço para que os processos não tornem a coisa chata para o hóspede. Porém, você precisa se munir do maior número de dados e aí é que nossa nova ferramenta vai mudar a realidade da sua recepção.
Nada de ficar pedindo para todos preencherem a mão fichas e mais fichas. Sua equipe de recepção vai ficar dedicada a encantar seu hóspede no momento do check-in e já criar uma relação de confiança, um impacto direto na experiência da pessoa na casa.
“O hosteleiro que já usa o hq tem os módulos de recepção, emails e motor de venda. O Check-in online vem para incrementar essa coleção de ferramentas e também marcar o início da criação do módulo de CRM”, adianta Rogério Minhano, CEO e cofundador da hqbeds.
Completamente adaptável ao mobile, dispositivo mais usado por viajantes, você já vai poder configurar os termos e condições da hospedagem para que ele conheça e aceite as regras e políticas do hostel antes mesmo de chegar.
Além disso, a ferramenta pede uma foto e algumas informações de perfil vão te ajudar a fazer uma leitura prévia desse hóspede. Tudo isso já fica disponível em poucos cliques para que o recepcionista apenas importe os dados e tenha tudo preenchido.
Abaixo tem um passo a passo de como começar a usar essa ferramenta!
Configurando o check-in online
O primeiro passo é configurar email que será enviado o link para o hóspede realizar o check-in Online, em nossa ferramenta de mailing temos alguns templates e o que vamos usar é o de “Boas Vindas/Checkin Online”. Assim como nas outras opções, você tem total liberdade para escrever o conteúdo no editor de texto, só não pode esquecer de incluir a variável URL Checkin Online no formulário.
Para cadastrar o template de Boas Vindas / Checkin Online acesse Propriedade > Mailing >
Se você já tem um template desse tipo cadastrado, apenas edite e insira a variável URL Check-in Online, ou crie um novo template clicando no botão +Novo
Modelo cadastro de template Boas Vindas / Check-in Online
Além disso, você pode configurar o tempo que o email será disparado para o hóspede horas antes do check-in.
Além de cadastrar o template, cadastre seus termos e condições. Essas informações serão usadas no formulário do Check-in Online onde o hóspede dará um aceite, o conteúdo dos termos e condições também ficam por responsabilidade do hostel, é importante você cadastrar todas as informações relacionadas a sua propriedade para o hóspede ficar ciente no momento que ele realizar o check-in.
Cadastre seu termos e condições em Propriedade > Setup > Check-in.
Modelo cadastro de Termos e Condições do Check-in
Fazendo o Check-in Online
Exemplo de e-mail enviado para o hóspede
A ferramenta é parecida com o processo de check in de um vôo, o hóspede receberá um email de Boas Vindas antes do check-in, com acesso ao link para realizar o check-in.
Tela Principal do Check-in Online com detalhes da reserva
O formulário é simples e intuitivo, o hóspede preencherá seus dados pessoais, enviará uma foto e aceitará os termos e condições da propriedade para finalizar.
Formulário do Check-in Online
Carregando a foto para o Check-in
Uma breve pesquisa sobre o hóspede e aceitação dos termos e condições
Detalhes do Termos e Condições
Finalização do Check-in
Recepção confirmando o check-in
Assim que o formulário for preenchido, todas as informações do hóspede estarão disponível e já linkado à sua reserva. No momento do check-in a recepção só vai precisar importar esses dados.
Utilizando dados do Pré Check-in
Dados do hóspede importados
Check-in realizado
Meu hóspede já está na casa, ele pode fazer o check-in online?!
Sim, se você recebeu uma reserva walk-in, nos detalhes da reserva disponibilizamos o Localizador de Reserva.
Cada reserva tem seu localizador. Você poderá copiar esse número clicando no ícone do livro. Clicando no Check-in Online você poderá copiar a URL e enviar o localizador e a URL para o hóspede. Ele faz rapidinho do celular, bem melhor que preencher a ficha.Com poucos cliques, e de maneira intuitiva, seu check-in será otimizado tanto para o hóspede como para sua equipe, que terá mais tempo de se dedicar ao atendimento personalizado.
