Checklist para inventário de estoque

Dar a devida atenção à gestão de estoque é uma das tarefas mais importantes de toda e qualquer empresa, e na hotelaria não seria diferente. Por isso vamos falar sobre o checklist para inventário de estoque!

Seja para uso interno, seja do consumo dos hóspedes, um controle de estoque eficiente é parte muito importante no orçamento de um hotel, e sua gestão adequada refletirá positivamente no desempenho financeiro do negócio.

A gestão de estoque de hotéis, hostels e pousadas controla a quantidade de produtos no seu empreendimento e é primordial para evitar consumos internos excessivos e prejuízo com perdas de produtos, bem como evitar a insatisfação dos hóspedes pela falta de determinado produto. Além disso, é a melhor forma de garantir que não haja desvios de nenhum item, ou excesso de materiais estocados, o que pode até resultar em problemas no fluxo de caixa.

Especialmente em épocas de crise, como a gerada pelo coronavírus, o controle de estoque é primordial para uma gestão mais eficiente, gerando os seguintes benefícios:

• redução de perdas: reduzir perdas é um dos itens importantes da redução de custos que deve ser implementada o mais rapidamente possível num cenário de receitas reduzidas.
• entendimento do consumo: conhecer o perfil de consumo por quantidade de hóspedes permite criar padrões de consumo, desde ingredientes de alimentos e bebidas preparadas a produtos de limpeza. Identificar quando o consumo desses itens está acima da média e, portanto, agir para evitar desperdícios.
• redução do capital de giro.

Como fazer o inventário de estoque? Por onde começar?

É importante entender o funcionamento do seu negócio para iniciar um controle de estoque eficiente. Quais os itens mais usados e que precisam de uma reposição constante? E os itens menos usados? Você está comprando quantidade menores para evitar perdas?

Um certo nível de perda é considerado aceitável, por exemplo uma quebra de garrafa, mas é importante fazer o acompanhamento do uso dos produtos em estoque para entender como é o consumo do seu Hotel ou Pousada. 

Na gestão de estoque é importante considerar itens de 5 grupos:

• os itens do Enxoval (pelo seu custo unitário e também pelo número de vezes em que está exposto ao risco de perda, principalmente quando são enviados para lavanderias externas;
• os itens que são vendidos para os hóspedes na recepção ou no frigobar (em geral A&B ou Alimentos e Bebidas, mas incluem-se também os produtos vendidos em lojinhas);
• os itens que são ingredientes para preparo de café-da-manhã, lanches e refeições (ingredientes de A&B);
• amenities (itens oferecidos aos hóspedes com reposição direta, nos quartos ou piscinas); 
• os itens de uso interno como produtos de limpeza.

Tipos de inventário

Existem 3 tipos de inventários para você aplicar no seu hotel, hostel ou pousada:

• Rotativo: neste tipo, a frequência da contagem do estoque é pré-definida – mensal, quinzenal, semanal ou diária. Esse formato, geralmente, é aplicado em estabelecimentos com grande giro de produtos.

• Periódico: aqui, os produtos são contados no final de um determinado período. O principal objetivo é a atualização das informações no sistema de estoque, a correção de eventuais falhas e a obtenção de demonstrativos financeiros detalhados.

• Inventário Geral: normalmente, para a realização do inventário geral, é necessária a interrupção das atividades do estabelecimento, pois trata-se da contagem de todos os estoques do hotel – enxoval, alimentos, bebidas, utensílios, móveis, etc -, comparando o físico com o registrado. 

Check list para iniciar seu inventário de estoque

 1. Escolha o tipo de inventário

Rotativo, periódico ou geral. Lembre-se sempre de considerar a dinâmica do seu estabelecimento e cumprir a frequência determinada pelo modelo escolhido.

2. Escolha qual dia será realizado

De preferência, escolha uma data com menos movimento no hotel, informe a equipe e sinalize que, durante a contagem, é importante que nenhuma movimentação seja feita para garantir o sucesso do procedimento e seus resultados.

3. Defina uma pessoa responsável 

Em um hotel, muitas pessoas têm acesso ao estoque, então, definir um profissional ou uma equipe responsável por gerenciar e controlar os itens na hotelaria é fundamental. 

É importante também que o time receba treinamento e esteja atualizado e capacitado para uso das ferramentas tecnológicas e digitais dos sistemas. 

4. Organize os itens por categoria  

A organização dos produtos em categorias específicas facilita o acompanhamento do uso dos itens. Essa ação deixa mais claro o que precisa ser comprado, trocado ou não. 

Além dessa separação por categorias, coloque os itens do estoque em prateleiras e armários. A arrumação facilita que os artigos sejam encontrados rapidamente quando solicitados.

5. Inicie a contagem e conte com a tecnologia 

Cada um dos itens deve ser contado e suas unidades somadas. A dica é sempre fazer uma recontagem para confirmar os números. 

O processo pode ser feito de forma manual, dependendo do porte do seu hotel ou pousada. Mas a ajuda da tecnologia é sempre bem-vinda. Há no mercado diversos softwares de gestão que contam com ferramentas para elaboração e controle de estoque de forma mais segura e atualizada. 

Manutenção do estoque 

Fazer e manter o inventário de estoque do seu hotel demanda tempo e dedicação e pode parecer complexo de cara. No entanto, a prática é uma estratégia essencial para  a saúde financeira do negócio e para a imagem transmitida aos clientes. 

Se feito de forma regular, e com a ajuda de sistemas específicos, a manutenção das informações vai se incorporando de forma orgânica às atividades cotidianas do hotel e seus benefícios vão sendo logo percebidos. 

Umas das formas mais eficientes para aumentar seu lucro é entender e reduzir os custos com produtos em estoque. Utilize as ferramentas existentes no mercado e comece agora mesmo!