- Rogério Minhano
- 22 de dezembro de 2016
Quando grande parte do seu trabalho é conhecer gente do mundo todo, fazer o inventário do estoque fica bem chato. Garrafas de água, latinhas de cerveja e rolos de papel higiênico não são tão emocionantes… mas devem receber atenção mesmo assim.
O controle de estoque é tão importante quanto controlar seu caixa
O controle de estoque é como controlar seu caixa: funciona como um termômetro da sua operação e, quando os números batem, indica que tudo corre bem. E, quando as discrepâncias são grosseiras, recorrentes ou injustificáveis, um controle de estoque frequente e bem ajustado permite que se trace o caminho de volta até o responsável pelo problema.
O responsável pode ser só um staff esquecido que esquece de lançar as vendas no sistema, por exemplo. Mas ainda assim é importante que existam mecanismos operacionais que permitam resolver o problema ao invés de criar um mal estar ou mal entendido com a equipe inteira. É também importante para cada membro da equipe saber que há medidas organizacionais os resguardando de serem penalizados por erros que não cometeram.
O foco não deve ser a perda material de uma ou duas garrafas de água, mas entender quais circunstâncias levaram à perda. Talvez você descubra que é hora de ter uma reunião com sua staff e reorganizar sua operação.
Não deixe dinheiro parado!
Controlar o estoque também garante que você não deixe dinheiro parado em produtos que nunca saem. Se você comprou um salgadinho do qual ninguém gosta muito pode ser uma saída inventar uma promoção para se livrar dele, é certamente melhor que deixar “aquela grana” perder a data de validade e só descobrir isso depois.
A frequência das contagens de estoque deve se adequar ao seu hostel. Contar a geladeira da recepção todo turno, o bar uma vez por dia e a despensa geral uma vez por semana é uma sugestão. Controlar itens que não são vendidos diretamente aos hóspedes também é interessante, afinal, repito, o foco não é só descobrir se tem barrinhas de cereal sumindo, mas gerenciar seu negócio de maneira inteligente e profissional.
Relatórios objetivos e sistematizados, numa planilha ou na hqbeds, permitem que você acompanhe seu hostel a distância sem que necessariamente precise abrir a porta da despensa para descobrir o que pedir ao seu fornecedor de bebidas. Hostels são negócios informais e podem parecer muito com gerir uma grande casa cheia de gente, só que não dá pra servir um café da manhã para 50 hóspedes com aquilo que sobrou na geladeira ou, pior, ficar sem cerveja durante uma festa. A informalidade fica no tratamento que você dá ao hóspede, no dress code da sua staff… não na hora de gerenciar o negócio.
