A importância da automação dos envios de emails

Atender os hóspedes, cuidar da limpeza do hotel, gerenciar as finanças, fazer reservas, essas são algumas das atividades realizadas diariamente na área hoteleira.

Além de todos os afazeres de rotina, ainda temos que nos preocupar com a comunicação com o hóspede, antes, durante e depois da sua estadia no seu estabelecimento.

O hóspede de hoje busca um bom atendimento desde o momento da escolha do hostel. Ele quer uma confirmação da reserva imediata, um atendimento pré check in com as informações importantes para facilitar a sua chegada e estadia, agilidade na comunicação e opções para facilitar o planejamento de sua viagem.

Hoje, não podemos mais esperar o hóspede chegar na recepção do hostel pra fazermos um bom trabalho. Temos que fazer proporcionar uma boa experiência desde antes de sua chegada.

Uma das melhores formas de se comunicar com o hóspede ainda é por meio de e-mails, pois normalmente este é o dado que temos do hóspede.

Mas enviar e-mails um a um pode se tornar um fardo. A cada reserva que chega, ter que enviar um e-mail de comunicação com seu hóspede toma muito tempo. E tempo é dinheiro!

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Para ajudar nesse processo, o hqbeds possui a automação de envio de e-mails.

A ideia da automação é impulsionar os resultados, aumentar a satisfação dos clientes e ajudar a reter talentos. Esses benefícios são conquistados por meio da tecnologia, cujos avanços alteram a relação entre os hóspedes e os estabelecimentos.

Com essa ferramenta, você pode definir estratégias de marketing para a comunicação com o seu hóspede. Exemplo: você possui algum passeio, traslado, produto que queira oferecer ao seu hóspede e aumentar o ticket médio dele. Se o hóspede não sabe que você também oferece esses produtos, ele vai buscar na internet as opções do mercado. E você perde uma venda!

Confira aqui quais são alguns tipos de e-mais que você pode configurar para melhorar a experiência do seu hóspede e aumentar o faturamento do seu hostel:

E-mail de nova reserva

Esse é o primeiro contato com o hóspede. Ele é enviado automaticamente a cada nova reserva que entra no hqbeds. 

Com uma estratégia bem definida e eficaz, o e-mail de nova reserva estabelece um relacionamento relevante com o seu hóspede e ajuda a impulsionar o engajamento dele.

Além disso, você já pode neste contato inicial, oferecer seus serviços e produtos extra e aumentar o ticket médio do hóspede antes mesmo da sua chegada.

E-mail de boas vindas e check in online

O e-mail de boas vindas geralmente é enviado algumas horas antes da chegada do hóspede. Você pode configurar a quantidade de horas que considera mais conveniente.

No conteúdo deste e-mail você pode colocar informações úteis ao hóspede, como direções de como chegar, pontos de interesse, horários de check in e check out, etc, fazendo com que o hóspede seja nutrido com informações relevantes.

Você também pode reforçar a venda dos produtos, passeios, experiências que seu hostel oferece, colocar agendas de eventos do seu estabelecimento, etc.

Também temos um módulo de check in online. 

O check in online é como o check in de um vôo. O hóspede recebe na sua casa um link onde poderá realizar o check in prévio, agilizando os processos de recepção e facilitando o check in ao hostel. Ele preenche um formulário, faz uma cópia do seu documento e pronto! Quando chegar na recepção, ele já não precisa ficar esperando para preencher formulários manuais, gastando papel e tempo. Ele vai ter mais tempo para descansar após uma longa viagem, ou tomar uma gelada no seu bar!

Você agiliza seus processos de recepção, além de dar uma satisfação maior ao seu hóspede.

E-mail de pré-reserva

Existem ainda clientes que fazem reservas diretas por telefone, whatsapp ou e-mail. Para estas reservas, existe o módulo de pré-reserva. Nele, você pode definir uma data para a realização do pagamento, conforme as regras do seu estabelecimento. Quando essa data chegar, se o hóspede não realizou o pagamento, a reserva é automaticamente cancelada.

Mas como prezamos pelo relacionamento com o cliente, a cada reserva com prazo de vencimento, você pode configurar o envio do e-mail, para relembrar o cliente das regras estipuladas e prazos.

E-mail de pré-reserva dispensada/ recuperação de cliente

Esse tipo de e-mail é utilizado para recuperação das vendas no caso de pé-reservas não confirmadas. 

Seu conteúdo precisa ser personalizado a fim de estimular a pessoa a retomar a compra.

Esse e-mail estreita a relação com o hóspede e dá uma nova chance para que ele possa refazer sua reserva.

E-mail de despedida

Essa categoria é muito importante para estabelecer um elo com o cliente após o check out. Nem sempre o cliente vai sair satisfeito, e muitos deles não reclamam ainda quando estão no estabelecimento. E nesse e-mail você pode solicitar a ele seu feedback, podendo até mesmo tentar remediar alguma situação que ficou pendente de resolução, demonstrando que você tem a intenção de melhorar os erros e se colocando à disposição do hóspede. Talvez nesse e-mail você consiga contornar um possível bad review.

É também neste e-mail que você pode deixar os links para redes sociais, tripadvisor, e solicitar que os hóspedes façam reviews da sua estadia.

Estes são alguns dos modelos que você pode escolher para o envio automático de e-mails do seu estabelecimento. Existe ainda a opção Outros, onde você pode configurar algum outro tipo de e-mail que tenha necessidade.

“Mas quase ninguém usa e-mail hoje em dia”

Você acha isso? Então, vamos desconstruir esse pensamento com algumas estatísticas esclarecedoras sobre o assunto:

De acordo com a Pew Research, 92% dos adultos que estão online usam o e-mail, sendo que 61% deles usam diariamente.

Segundo a MarketingShepa, 72% dos consumidores escolhem o e-mail como melhor canal para receber informações e promoções de empresas ou marcas.

De acordo com a CampaignMonitor, um e-mail é 40x mais certeiro para conseguir novos clientes do que redes sociais, como o Facebook e o Twitter.

Leia também: Maneiras de usar a ferramenta Mailing para melhorar a comunicação com o hóspede

O e-mail marketing para o setor de hospedagem cumpre um papel importante para aumentar o índice de atração e fidelização de hóspedes. A partir dele, você consegue se aproximar do seu público com praticidade e mais abertura.

Neste sentido, o e-mail serve para atrair e fidelizar hóspedes, antecipar reservas, apoiar as campanhas de marketing e mensurar resultados, fazendo o seu hostel sair na frente da concorrência.