8 dicas para administrar uma pousada de pequeno porte

A administração de empresas está presente em diversos segmentos, e na hotelaria não seria diferente. A administração e a hotelaria devem andar sempre de mãos dadas.

Para entender um pouco mais sobre a importância desses dois atores, vamos retomar suas origens: O surgimento da hotelaria não tem uma data específica, mas acredita-se que as primeiras hospedarias surgiram com o Jogos Olímpicos em 730 a.C. Com o aglomerado de atletas e espectadores que foram até a Grécia para os Jogos, foi necessário criar um ambiente para que ficassem hospedados durante esse tempo. 

Já a administração é mais antiga. A arte de administrar, ou seja, resolver problemas, regulamentar e definir princípios, manifestou-se em 5000 a.C. no Oriente Médio.

A administração é aliada fundamental na jornada de sucesso do hoteleiro. Pensando nisso, separamos algumas dicas bem importantes sobre os principais pontos que um hoteleiro iniciante deve se atentar para administrar um hotel ou pousada de pequeno porte. Confira!

Dica #1: Elabore um plano de negócios

Em toda a criação de uma nova empresa, este é sempre um dos primeiros passos.

Ele é um documento que descreve detalhadamente os objetivos da empresa e quais ações devem ser tomadas para alcançá-los. 

Neste planejamento, deve constar as estratégias, análises de mercado, a descrição dos serviços que serão oferecidos, dados sobre o público-alvo e a projeção de ganhos e custos, além de outras informações que vão demonstrar se o seu negócio é ou não viável.

Com a elaboração do plano de negócio, o empreendedor poderá antecipar-se aos possíveis erros, além de conhecer os pontos fortes e fracos do negócio. 

Dica #2: Crie indicadores

Os indicadores são os instrumentos de gestão essenciais para medir o resultado de uma empresa, de uma área ou de ações. Com eles é possível determinar quais resultados um determinado processo ou ação está gerando. 

Um indicador pode medir as receitas, o número de vendas realizadas, as despesas, o lucro, o número de reservas canceladas, o número de reclamações de clientes, a ocupação ou a receita média por quarto disponível. E essas informações podem ser analisadas por um determinado período de tempo, por canal de vendas, por estado dos clientes, por época do ano, etc.

Alguns exemplos de indicadores a considerar:

• Receitas pelo tipo (hospedagem, alimentos e bebidas, produtos, serviços, etc…), canal de venda e pelo mês do ano.
• RevPAR e o TRevPAR como indicadores adicionais de receita por quarto disponível,
• Despesas por tipo (mão-de-obra, itens de consumo, manutenção, marketing, etc…) e pelo mês do ano,
• Lucro: Receitas – Despesas
• Rentabilidade: Lucro/ Investimento realizado (corrigido a valores atuais)
• Ocupação: Número de quartos ocupados/ Número de quartos disponíveis
• Tarifa Média: Receitas originadas de reservas/ Número de reservas
• Satisfação dos Clientes (a partir de notas em redes sociais e sites especializados, número de reclamações formais ou qualquer outra forma de medição). 

Dica #3: Controle financeiro levado a sério

Saber onde estão concentrados os maiores gastos, entender quais áreas demandam mais investimento, cuidar do fluxo de caixa e economizar para ter reservas emergenciais são essenciais para a saúde financeira de qualquer hotel ou pousada, e para um estabelecimento de pequeno porte, o controle deve ser muito mais eficiente para que a pousada tenha rentabilidade.

Uma dica muito importante é: jamais se deve misturar as finanças pessoais com as do negócio. Muitas vezes, quem se aventura na gestão de pousada começa a atividade de maneira secundária às demais, e muitas vezes ele não consegue fazer uma distinção entre o que é da pousada e o que é pessoal.

Para evitar cair nessa armadilha, estabeleça um pró-labore fixo e passe o mês com essa remuneração. Pegar dinheiro do caixa para cobrir despesas que não são do negócio ou vice-versa é uma prática perigosa que pode pôr em risco o andamento da empresa.

Dica #4: Parceria com empresas locais

Estabelecer relações comerciais é essencial quando se administra uma pousada de pequeno porte – e existem diversas formas de fazer isso acontecer. 

Uma delas é apoiar eventos, promovendo uma agenda com atrações em datas específicas, oferecendo cupons de desconto, montando pacotes exclusivos, e por aí vai.

Ter uma rede de contatos, com outros empresários da cidade e/ou região, é essencial para a saúde financeira do seu negócio.

Dica #5: Negocie sempre

Essa é uma regra de ouro. Por menor que seja seu fornecedor de insumos e produtos, sempre há margem para negociações de preço. Pesquise bastante antes de fechar um negócio e seja resistente. Com uma boa conversa, é possível economizar e aumentar a margem de lucro do seu estabelecimento. A dica serve, inclusive, para diminuir as taxas de cartão de crédito e dos serviços bancários.

Outra boa forma de negociação é fazer compras coletivas. Conheça os empreendedores do mesmo ramo da sua região e faça contatos comerciais. Um mesmo insumo pode ser comprado por um grupo de empresários em quantidades maiores, gerando parcerias de ganho financeiro mútuo.

Dica #6: Considere a terceirização de alguns serviços

Em alguns casos, a terceirização de tarefas pode ser uma boa opção. Faça um cálculo de gastos com serviços como marketing, lavanderia, limpeza e manutenção e avalie a pertinência de orçar externamente a realização dessas atividades.

Dica #7: Cuide das pessoas

Assim como os hóspedes são importantes na pousada, o colaborador também é. A área de Recursos Humanos é responsável por organizar a equipe, motivar, resolver conflitos e principalmente, treinar.

Ninguém consegue fazer tudo sozinho, especialmente quando estamos falando de administrar uma empresa. 

Contar com pessoas confiáveis, qualificadas e aptas para trabalhar em equipe vale para o sucesso de qualquer negócio – até de uma pousada de pequeno porte.

Dica #8: Use a tecnologia a seu favor

Utilizar soluções digitais pode tornar a administração de um hotel ou pousada de pequeno porte muito menos burocrática. 

Ao apostar em softwares adequados, além de centralizar informações e torná-las acessíveis de qualquer lugar, deixam os processos mais ágeis e otimizados, com menos chances de erros.

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