6 relatórios mais importantes no gerenciamento de hostel

Administrar um empreendimento hoteleiro, independente do tamanho do estabelecimento, sempre é uma tarefa árdua. Existem diversos relatórios, que se utilizados de maneira eficiente, tanto em pequenos hostels como em grandes hotéis, facilitam muito o dia a dia do hoteleiro. 

A utilização dos relatórios gerenciais é uma parte muito importante do controle de resultados e gestão do seu hostel ou pousada. Eles são capazes de fornecer informações essenciais para que os gestores possam orientar seus colaboradores e garantir maior sucesso no seu dia-a-dia.

Hoje, listamos 6 relatórios importantes no gerenciamento do seu hostel, e como eles são úteis para garantir o seu crescimento e uma gestão mais assertiva. Confira!

1- Relatório de Fechamento de Caixa

Cada terminal ou usuário de caixa, no final do seu turno, precisa emitir um relatório de fechamento de caixa.

Esse tipo de relatório informa de forma detalhada cada transação realizada sob sua responsabilidade, por categoria ou item vendido, sendo eles pagamentos de reservas, vendas de consumação diretas ou que foram adicionadas na reserva do hóspede, depósito e retiradas, etc.

Também inclui  o detalhamento dos pagamentos por forma de pagamento, incluindo dinheiro, cartões de crédito (Mastercard, Visa, American Express, etc) e outras formas. O objetivo deste relatório é verificar cada pagamento e fechar o balancete diário de recebimentos e origens.

Ele é um relatório de extrema importância para supervisionar o trabalho de seus funcionários do caixa e outros, e poderá mostrar discrepâncias no fluxo de caixa e níveis de estoque. Caso falte dinheiro ou estoque, você saberá na hora quem era responsável durante aquele turno.

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2- Relatórios de ocupação

A taxa de ocupação hoteleira é o percentual baseado no número de quartos ocupados. Tal porcentagem varia de acordo com o dia, semana, mês e até mesmo a longo prazo, como anualmente, por exemplo.

É preciso lembrar que essa taxa irá se diferenciar de acordo com o período de tempo que será considerado.

Todos os segmentos possuem concorrentes e no mercado hoteleiro, isso não é diferente. Portanto, a realização de comparações com hotéis localizados na região pode ser extremamente benéfica para obter melhores resultados.

Sendo assim, a utilização de relatórios de ocupação média ajuda na obtenção de indicadores que se referem à competitividade da taxa de ocupação hoteleira, e são muito importantes nas tomadas de decisões e na avaliação dos resultados.

3- Demonstrativo de resultados

O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é um relatório que oferece uma síntese econômica completa das atividades operacionais e não operacionais de uma empresa em um determinado período de tempo, demonstrando claramente se há lucro ou prejuízo.

Embora seja elaborado anualmente devido às obrigações legais de divulgação, em geral a DRE é gerada também mensalmente para fins administrativos e gerenciais, sendo uma das mais poderosas ferramentas de análise dos resultados para os responsáveis nos diversos níveis de gestão de uma empresa.

O mais importante é que o DRE é elaborado de uma maneira sequencial e lógica, o que permite até mesmo gestores não financeiros interpretarem facilmente as informações e entenderem como está sendo composto o lucro líquido da organização, e claro, o que fazer para maximizá-lo.

4- Receita esperada

O Relatório de Receita Esperada é desenvolvido com base nas informações de métricas de ocupação mostradas dia a dia da propriedade, incluindo as vendas realizadas no período.

Com ele, você pode monitorar diariamente a sua receita, para poder avaliar a evolução dos números, além de utilizar este relatório para identificar potenciais problemas. Dessa forma, você pode compará-lo com seus relatórios de chegadas, partidas e relatórios contínuos para garantir que sua receita esteja sempre dentro da faixa correspondente à sua atual taxa de ocupação.

5- Ticket médio mensal

Ticket médio é um indicador de performance de vendas.

O ticket médio pode ser calculado em função do valor monetário das vendas totais de uma empresa divididas pelo número de vendas, ou o número de clientes e qual é o valor médio de suas compras em determinado período.

Na hotelaria, é importante saber o ticket médio por hóspede, ticket médio da acomodação por hóspede, ticket médio do consumo por hóspede e média de diárias por hóspede, para ter dados concretos e avaliar os reais resultados dentro da empresa. Aumentar o ticket médio do seu hostel ou pousada é um grande desafio, e por meio dos relatórios de ticket médio, você consegue ter uma noção de como está sua empresa, e investir em ações para ter melhores resultados.

6- Governança

O relatório de governança permite que a equipe de arrumação saiba quais quartos precisam ser limpos e quando. Os(as) camareiros(as) precisam saber quais quartos estão fazendo checkout para realizar a troca completa de roupas de cama, toalhas, kit de banheiro, etc.

Sem esse relatório, aumentam os riscos de faltar quartos limpos ao realizar o check-in dos hóspedes, ocasionando atrasos desagradáveis. Além disso, caso um hóspede ainda não tenha feito o check-out no horário previsto, a equipe de limpeza saberá que deve contatar a recepção e resolver a situação.

Tenha clientes mais satisfeitos e fidelizados

Os benefícios de trabalhar com análises em tempo real são muitos, a gerência do hostel se torna mais assertiva e ágil, a equipe mais produtiva, a imagem da empresa melhora e os clientes se tornam mais satisfeitos e fidelizados.

Assim, utilizar os relatórios em tempo real pode contribuir tanto para a agilidade da tomada de decisão, devido à rapidez das informações, quanto para a assertividade delas, uma vez que dados atualizados são mais corretos e específicos.

Através de um bom PMS, você pode ter esses relatórios de forma fácil e intuitiva, tendo maior agilidade nos processos, redução das falhas e incertezas, previsão dos acontecimentos e demandas, além de clientes satisfeitos e felizes!