5 sistemas que todo hostel ou pousada deve ter

Como em toda área, a hotelaria também necessita de vários sistemas para facilitar o dia-a-dia. Com o avanço da tecnologia, surgem diversos softwares, para o uso em cenários que estão constantemente evoluindo, e que necessitam uma assertividade maior nas operações.

Mesmo não sendo visíveis para o hóspede, os softwares são imprescindíveis para qualquer tipo de propriedade, de qualquer porte, pois neles são registradas todas as operações dentro do estabelecimento. A automação dos processos faz dos sistemas hoteleiros algo muito produtivo, reduzindo os riscos de erro, aumentando a produtividade, e consequentemente, a lucratividade da sua empresa.

Além disso, a pandemia do Coronavírus expôs o setor hoteleiro à necessidade de adotar novas tecnologias para se adaptar à nova realidade. Nas incertezas que estamos passando, hostels e pousadas do mundo todo se viram numa situação peculiar: atender seus potenciais clientes mesmo estando de portas fechadas, respondendo perguntas e transmitindo a segurança necessária para que os viajantes retornem, e ao mesmo tempo dar a segurança de que sua propriedade está apta para recebê-los.

Para quem está relutante, agora é a hora de de migrar das agendas e planilhas do Excel para um sistema hoteleiro, para otimizar processos e garantir a qualidade de serviços.

Hoje iremos falar de softwares que são importantes para a gestão do seu hostel ou pousada. Confira!

1. Sistema de Gestão de Propriedade / Property Management System (PMS)

O PMS é o software mais importante, e que não pode faltar na gestão hoteleira. É o sistema para hotelaria mais completo e que abre o leque de integrações com muitos outros, como o channel manager e o motor de reservas.

Sua função é reunir em um mesmo lugar todas as informações fundamentais para a boa gestão do empreendimento, de forma integrada.

É pelo PMS que você pode controlar o inventário, efetuar reservas, controlar o check-in e check-out dos hóspedes, controlar as operações financeiras do hostel ou pousada, como definição do tarifário para baixa e alta temporada e consultas de contas a pagar e receber.

Ainda, dependendo do sistema contratado, você pode acessar o balanço geral de receitas e despesas do hostel, disponíveis em gráficos ou relatórios em Excel.

Hoje existem vários fornecedores do software no mercado, inclusive marcas brasileiras, que permitem hotéis independentes, pousadas e hostels a disputarem em mesmo nível de gestão que os grandes empreendimentos hoteleiros.

2. Gestor de canais ou Channel Manager System (CMS)

Imagine que seu hostel ou pousada disponibiliza seus 10 quartos na Booking, Expedia, Decolar, Hostelworld e direto pelo seu site. Você acaba de receber 1 reserva pela Booking.com para o dia 15 de dezembro.

Após inserir os dados dessa reserva em seu sistema, você rapidamente precisa acessar a extranet de todos os outros canais em que está disponível para atualizar sua disponibilidade de venda.

Caso essa alteração não seja realizada de imediato, e em todos os canais, você poderá receber outras reservas para um quarto que não está mais disponível. Isto poderá gerar sérios problemas, como overbooking, que obriga você a arcar com os custos de acomodação deste hóspede, por todo o período da reserva, em outro local. E a cada nova reserva, você deve repetir todo o processo manualmente…

Essa é a função do Channel Manager: poder controlar suas tarifas e disponibilidade em qualquer canal de distribuição e em tempo real, centralizando a operação em um só lugar,  evitando casos de overbooking e falhas de comunicação entre os canais de vendas e a recepção. Você consegue ter uma “vitrine” muito maior, de forma organizada e automatizada, sem se preocupar com possíveis erros da operação manual.

3. Motor de reservas

O Motor de Reservas, ou Booking Engine, é um sistema de gerenciamento de reservas. Ou seja, um método de trazer a tecnologia e-commerce utilizada pelas OTA’s para o próprio site do seu hostel ou pousada. O seu hostel vende direto ao hóspede sem a necessidade de ter uma equipe física dedicada para isso. 

Implantar um motor de reservas significa que você vai disponibilizar, no próprio site do seu hostel e em redes sociais (Facebook, Instagram, etc.), a possibilidade de o cliente fazer reservas diretas, sem o intermédio de OTA’s, portanto, sem pagar comissões a elas. 

Com o motor de reservas, o site do seu hostel possui todas as informações que o hóspede precisa, e o hóspede poderá visualizar a disponibilidade de quartos, serviços extras, dias de estadia, valores, e até mesmo promoções exclusivas, diretamente pela sua página online.

As integrações do Motor de Reservas + Channel Manager + PMS faz com que todo o processo de reservas online seja impecável, sem costuras soltas. Isso significa que o hóspede que fechar uma reserva na OTA será automaticamente atualizado no PMS do hostel e no motor de reservas.

4. Revenue Management System (RMS)

O sonho de todo empreendedor é possuir dados e informações confiáveis o suficiente para direcionar uma tomada de decisão mais assertiva e que traga reais crescimento para o seu negócio. No setor hoteleiro não é diferente.

Alterar o tarifário de acordo com a sazonalidade do mercado já é um hábito para os gestores desse segmento. Contudo, nem sempre as mudanças são realizadas da maneira mais adequada, impactando diretamente na taxa de ocupação e no faturamento da propriedade. 

Para ajudar hoteleiros a tomarem esse tipo de decisão, sem precisar se afundar em números, gráficos e mais números que não parecem fazer sentido, um sistema de gerenciamento de receita (RMS) faz esse trabalho analítico por você.

O RMS pode te dar uma previsão precisa de preços e ajudá-lo a controlar o inventário de quartos disponíveis. Ainda, se integrado ao PMS, as recomendações de preços são dadas em tempo-real, levando-se em conta as entradas e saídas de hóspedes, tempo de estadia, cancelamentos, etc.

5. Customer Relationship Management (CRM)

A hotelaria é multicanal e todos os dias centenas de viajantes entram em contato, ligam e mandam mensagens por diversos canais de atendimento online. 

Para auxiliar nesse relacionamento com o cliente, existe o Customer Relationship Management (CRM), ou sistema de gestão de relacionamento com o cliente, onde o hostel pode coletar, organizar e visualizar os dados dos potenciais hóspedes, tudo isso centrado em um único sistema hoteleiro.

O sistema permite enviar e-mails, criar uma base de dados inteligente dos clientes, segmentar perfis de hóspedes, fazer pesquisas de satisfação e muitas outras funcionalidades.

Estes são alguns dos sistemas utilizados na hotelaria, para otimizar a gestão do seu estabelecimento! Conheça e experimente o trial da Hqbeds e aproveita todas essas funções!